Asana ist ein Projektmanagement-Tool und demnach nur für Projekte geeignet?
Weit gefehlt! Asana ist auch ein Task-Management-Tool und du kannst Asana hervorragend nutzen, um deine wiederkehrenden Aufgaben und Workflows abzubilden. So stellst du eine einheitliche Vorgehensweise sicher und vergisst keinen wichtigen Prozessschritt.
Hinterlege deine Workflows in Asana
Jeder Workflow ist dabei ein eigenes Projekt. Du kannst für deine Prozesse sehr gut die Board-Ansicht oder auch die Listen-Ansicht verwenden, beide Möglichkeiten sind bereits in dem kostenfreien Asana-Account enthalten.
Ich verwende tatsächlich je nach Aufgabe die eine oder andere Variante.
Die Abschnitte stellen dabei die einzelnen Prozessphasen dar und in den Aufgaben wiederum finden sich die Prozessschritte.
Beispiel:
- Projekt (=Prozess): Content-Erstellung
- Abschnitt (=Prozessphase): Ideen, in Vorbereitung, Schreiben, Grafiken, Korrektur, Veröffentlicht…
- Aufgabe (=einzelne Blogartikel): Artikel 1, Artikel 2, …
- Unteraufgabe (=Prozessschritt): Recherche, Grafiken erstellen, bei WordPress hochladen, …
Du kannst hier alle wichtigen Unterlagen hochladen oder verlinken, so kannst du zentral auf alle wichtigen Inhalte zugreifen und musst nicht zwischen verschiedenen Tools hin und her springen.
Zwei Möglichkeiten Standard Operating Procedures in Asana zu integrieren
Variante 1 – SOP als Unteraufgabe
Deine SOPs kannst du tatsächlich komplett in den Unteraufgaben darstellen. Die Prozessschritte sind die Sub-Tasks und in den Bemerkungsfeldern kannst du die weiteren Informationen hinterlegen. Falls du ein Video für deine SOP erstellt hast, kannst du das hier auch verlinken.
Variante 2 – SOP als Link
Eine andere Möglichkeit ist, dass du deine SOP als bestehendes Dokument bei der entsprechenden Aufgabe hinterlegst und nur die wichtigsten Prozessschritte als Sub-Tasks aufführst. So gehen keine Informationen verloren und deine Mitarbeiter können jederzeit auf weitere Informationen zu der Aufgabe zugreifen, du hältst dein Asana aber gleichzeitig schlank und übersichtlich. Ich persönlich bevorzuge die zweite Variante, aber das ist reine Geschmackssache.
In diesem Artikel erfährst du, wie du in nur 6 Schritten deine SOPs erstellst.
Tipp: Erstelle dir Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, wie bspw. Instagram Posts erstellen oder ein Produkt-Launch und kopiere diese nach Bedarf. So sparst du Zeit, stellst eine einheitliche Vorgehensweise sicher und vergisst keinen Prozessschritt!
