Wie 8 Zapier-Zaps ein Onboarding automatisierten: Ein Praxisbeispiel
Die Herausforderung beim Onboarding
In diesem Kundenauftrag ging es darum, das Onboarding neuer Teilnehmer:innen zu einem Gruppenprogramm vollständig zu automatisieren. Die Herausforderung war, dass das Gruppenprogramm 15-mal im Jahr durchgeführt wird. Dies bedeutete für das Team jede Menge manuelle Arbeit: E-Mails versenden, Kampagnen anpassen, Kalendertermine erstellen und Kundendaten pflegen – für jeden Durchgang aufs Neue. Wie kann hier eine Automatisierung helfen und wie viel Zeit kann dadurch gespart werden?
Das Ziel:
- Keine manuellen E-Mails.
- Kein Umplanen von Kampagnen.
- Keine neuen Kalender-Termine.
- Kein Jonglieren mit Kundendaten.
Es gab bereits einen bestehenden Prozess, der jedoch durch die Vielzahl an Aufgaben und Programmdurchläufen nicht effizient war. Jeder neue Durchgang bedeutete wiederholt hohen manuellen Aufwand.
Die Lösung: Mit 8 Zapier-Zaps haben wir einen schlanken Workflow geschaffen, der mehr als 50 Aufgaben pro Teilnehmer automatisiert. Dieser Artikel zeigt dir, wie viele E-Mails, Kalendertermine, SMS und weitere Aufgaben durch diese Automatisierung verwaltet werden und wie viel Zeit dadurch eingespart wird. Als Datenbasis nutzen wir Airtable. Die Daten werden einmal eingegeben, alles andere läuft komplett automatisch.
Der Workflow im Detail: E-Mails, Kalendertermine und SMS im Fokus
1. E-Mails: Automatisierter Versand
Ein zentraler Bestandteil des Onboardings sind die E-Mails, die regelmäßig versendet werden. Der Zapier-Workflow übernimmt diese Aufgaben vollständig und passt die Inhalte automatisch an den aktuellen Durchgang an.
Welche E-Mails werden automatisiert?
- Willkommens-E-Mail: Begrüßung und erste Schritte.
- Erinnerung an den Kick-off-Call: Infos zum ersten Call.
- Wöchentliche E-Mails: 8 E-Mails für jede der 8 Wochen des Programms.
- Feedback und Abschluss-E-Mail: Umfrage und weitere Hinweise.
Herausforderung gelöst: Die Inhalte (z. B. Termindaten) verändern sich bei jedem Durchgang. Mit MailerSend nutzen wir dynamische Platzhalter, die durch Zapier automatisch aktualisiert werden. Eine einzige E-Mail-Vorlage genügt – keine manuelle Anpassung mehr nötig!
Insgesamt: 15–20 E-Mails pro Teilnehmer.
2. Kalendertermine: Automatische Planung
Die manuelle Planung von Kalenderterminen für jedes Gruppenprogramm war eine enorme Zeitfalle. Jetzt übernimmt Zapier alle Aufgaben rund um Google Calendar.
Welche Termine werden erstellt?
- Kick-off-Call: Termin für den Start des Programms.
- Wöchentliche Gruppen-Calls: 8 Termine für die Live-Sessions.
- Individuelle Aufgabenblocker: Jede:r Teilnehmer:in bekommt wöchentliche Blocker für Aufgaben.
- Team-Blocker: Das interne Team erhält Blocker für die Korrektur der Teilnehmer-Aufgaben.
Herausforderung gelöst: Alle Termine werden automatisch erstellt, inklusive Teilnehmerlisten und individuellen Details – ohne den Google Kalender je zu öffnen.
Insgesamt: 20 Kalendereinträge pro Teilnehmer.
3. SMS: Automatisierte Benachrichtigungen
Um die Teilnehmer:innen an wichtige Aufgaben und Termine zu erinnern, werden SMS über das Tool seven.io versendet.
Welche SMS werden verschickt?
- Wöchentliche SMS-Erinnerungen: Erinnerung an die Aufgaben und anstehende Termine.
Insgesamt: 8 SMS pro Teilnehmer.
4. Organisation von Kundendaten und Mailinglisten
Die Teilnehmerdaten werden dynamisch aktualisiert und organisiert, um den gesamten Prozess effizient zu gestalten.
Automatisierte Aufgaben:
- Gruppenerstellung in MailerLite: Neue Teilnehmer:innen werden automatisch zugeordnet.
- Datenaktualisierung: Fragebogen-Antworten der Teilnehmer:innen werden automatisch in Airtable aktualisiert.
Insgesamt: 10 Aufgaben zur Datenverwaltung pro Teilnehmer.
5. Zertifikate versenden
Am Ende des Programms erhalten die Teilnehmer:innen ein personalisiertes Zertifikat. Dieser Prozess wurde ebenfalls automatisiert:
- Teilnehmerdaten werden direkt in das Zertifikat-Tool geladen.
- Die Zertifikate werden automatisch erstellt und nach dem Abschluss-Call verschickt.
Insgesamt: 1 Zertifikat pro Teilnehmer.
Gesamtübersicht der Aufgaben pro Teilnehmer
Mit diesen 8 Zaps werden pro Teilnehmer folgende Aufgaben automatisiert:
| Kategorie | Anzahl pro Teilnehmer |
| E-Mails | 15–20 |
| Kalendertermine | 20 |
| SMS | 8 |
| Datenaktualisierung | 10 |
| Zertifikat versenden | 1 |
| Gesamtaufgaben | 54 |
Zeitersparnis durch Automatisierung
Wie viel Zeit spart die Automatisierung tatsächlich?
Hier eine Berechnung der Zeitersparnis pro Teilnehmer:
- E-Mails: 15 x 5 Minuten = 75 Minuten.
- Kalendertermine: 20 x 2 Minuten = 40 Minuten.
- SMS: 8 x 1 Minute = 8 Minuten.
- Datenaktualisierung: 10 x 2 Minuten = 20 Minuten.
- Zertifikat versenden: 1 x 5 Minuten = 5 Minuten.
Gesamtzeitersparnis pro Teilnehmer: 148 Minuten (ca. 2 Stunden 30 Minuten).
Für ein Programm mit 10 Teilnehmer:innen spart der Kunde ca. 25 Stunden.
Bei 150 Teilnehmer:innen im Jahr summiert sich die Zeitersparnis auf beeindruckende 375 Stunden.
Fazit: Automatisierung als Game-Changer für dein Onboarding
Mit 8 Zapier-Zaps wurden mehr als 50 Aufgaben pro Teilnehmer vollständig automatisiert. Der Prozess ist nun nicht nur fehlerfrei, sondern auch skalierbar. Besonders beeindruckend: Die Automatisierung spart nicht nur Stunden an Arbeit, sondern erhöht auch die Effizienz und Professionalität des gesamten Programms.
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