Erste Schritte in Asana – organisiere dein Online Business mit dem Projektmanagement-Tool

von | Jul 16, 2022 | Asana Tipps, Online Business Tipps | 0 Kommentare

Der Beginn einer großen Liebesgeschichte 

Wie ihr vielleicht wisst, beschäftige ich mich gefühlt schon seit Ewigkeiten mit effizienten Abläufen und Prozessen. Denn genau das habe ich in meinem Angestelltenverhältnis als Qualitätsmanagerin tagein tagaus jeden Tag gemacht. Aber als ich in meine Selbstständigkeit gestartet bin, kamen viele neue Aufgabengebiete dazu und ich musste mich plötzlich ganz anders organisieren.  Ich hatte so viele To-Do’s und noch mehr Ideen im Kopf. Ich hatte einen Notizblock (den meine Tochter dann zum Malen genommen hat), Post-Its, ein Google-Doc und natürlich allerhand Lesezeichen und Notizen in meinem Handy. Ich muss zugeben, es war ein riesen Chaos. Ich wäre aber nicht die Workflowspezialistin, wenn ich mir nicht von Beginn an meine Prozesse aufgeschrieben und schnell die ersten Vorlagen abgespeichert hätte. Aber ich wusste einfach nicht WOHIN mit all den Informationen. Das System, das ich hatte (kann man das System nennen?) war mir viel zu umständlich und ineffizient. Ich liebe Strukturen und einfache Systeme, und daher habe ich mich gleich zu Beginn auf die Suche nach einem passenden Tool für mich gemacht. Ich habe mir die gängigen Tools auf dem Markt angeschaut und bei Asana war es Liebe auf den ersten Blick. 

Du fragst dich jetzt vielleicht… “Vanessa, was zum Teufel ist denn Asana?”

Asana ist ein Work-Management-Tool und hilft dir, deine Projekte und Aufgaben zu planen und zu organisieren. Du behältst immer den Überblick und weißt am Morgen ganz genau, welche Aufgaben an dem Tag anstehen. Mit Asana kannst du dazu ganz leicht im Team zusammenarbeiten. Die tausend E-Mails zwischen dir und deiner virtuellen Assistentin haben endlich ein Ende, denn du kannst aufgabenbezogen in Asana mit deinen Teammitgliedern kommunizieren. 

Und jetzt halte dich fest: Asana hat eine KOSTENFREIE Version, mit der du dein ganzes Business organisieren kannst. 

Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie du Asana nutzen kannst – du kannst es also so einrichten, wie DU es benötigst. 

Ich möchte dir hier die Basics zeigen und wie du Asana für dein Online-Business einrichten kannst. 

1. Erstelle dir einen kostenlosen Account

Das ist ganz einfach. Gehe zu www.asana.com und klicke “Jetzt Beginnen”. Trage bei der Registrierung bitte unbedingt eine Unternehmens-E-Mail-Adresse (z.B. hallo@firma.de) ein. Nur so wirst du als Organisation gezählt und erhältst den vollen Funktionsumfang. 

2. Wie ist Asana aufgebaut

Ich möchte dir einen kurzen Überblick geben, wie Asana aufgebaut ist. 

Die Hierarchie in Asana ist: Orgaisation  –  Team – Projekt  –  Aufgabe – Unteraufgabe

Hier ist eine wunderbare Übersicht, wie Asana aufgebaut ist. (Quelle: asana.com)

Organisation

Das mag auf den ersten Blick vielleicht etwas verwirrend aussehen, aber Asana ist ursprünglich für die Zusammenarbeit zwischen Teams in verschiedenen Organisationen entwickelt worden und dementsprechend wurden die Ebenen bezeichnet. 

Unser Business ist die Ebene der “Organisation”, darunter werden alle deine Bereiche, Projekte und Aufgaben organisiert.  

Strukturiere dein Business mit Teams

Innerhalb deiner Organisation kannst du verschiedene Teams erstellen. Die Teammitglieder kannst du jedem Bereich individuell zuordnen und so festlegen, wer welche Zugriffe erhalten soll. Das ist besonders spannend, wenn du mit Externen zusammenarbeitest, die halt nicht jeden Bereich sehen sollen. In der kostenfreien Version kannst du bis zu 15 Teammitglieder deiner Organisation hinzufügen. Und ja, auch wenn du alleine arbeitest und noch gar keine Teams hast, hast du doch verschiedene Bereiche in deinem Business. Und genau für diese Bereiche erstellst du ein eigenes Team in Asana, denn dadurch wird es schon strukturierter und übersichtlicher. 

Mein Aufbau sieht z.B. so aus:

  • Executive 
  • Operations
  • Sales & Marketing
  • Kunden
  • Produkte
  • Vorlagen
  • Privat

Sobald du deine Bereiche erstellt hast, kannst du die einzelnen Teammitglieder zu dem jeweiligen Team einladen. 

Organisiere dein Business mit Projekten

Innerhalb der Teams kannst du unbegrenzt viele Projekte anlegen. In einem Projekt werden deine Aufgaben und Prozesse strukturiert und organisiert

Innerhalb der Projekte werden Aufgaben und Unteraufgaben erstellt, für die du jeweils Zuständigkeiten und ein Fälligkeitsdatum vergeben kannst.  

Im Bereich (=Team) Marketing habe ich z.B. folgende Projekte angelegt:

  • Content-Planung und Social Media Kalender
  • Marketing-Kalender
  • Blog-Artikel-Workflow
  • Freebie-Übersicht
  • Launch

Du siehst, du kannst für jede denkbare Aufgabe in deinem Business ein Projekt erstellen. Jeder arbeitet anders, daher kannst du die Projekte so einrichten, wie DU es benötigst. Du kannst beispielsweise Tags hinzufügen, einen Farbcode verwenden oder verschiedenen Ansichten wählen. 

3. Die verschiedenen Ansichten

Durch die verschiedenen Ansichten, kannst du dein Projekt so visualisieren, wie es für dich am besten passt. 

Du kannst zwischen einer Board-Ansicht (Kanban), einer Listen-Ansicht und einer Kalender-Ansicht wählen. Du hast auch jederzeit die Möglichkeit zwischen den verschiedenen Ansichten zu wechseln. Während du vielleicht die Board-Ansicht bevorzugst, kann deine Assistentin das identische Projekt in der Listen-Ansicht bearbeiten. Deine favorisierte Ansicht kannst du dir als Standardansicht abspeichern.

Board-Ansicht

Die Board-Ansicht (Kanban-Methode) ist super für visuelle Typen. Du kannst deine Aufgaben in verschiedene Spalten einsortieren und bekommst so einen visuellen Überblick über den Fortschritt deines Prozesses

Die Board-Ansicht ist sehr gut geeignet für Projekte, in denen Aufgaben verschiedene Phasen durchlaufen oder als Übersichtsboard. Ich nutze die Board-Ansicht für Projekte wie:

  • Blog-Artikel
  • Launches
  • Lead-Tracker
  • Jahresplanung

Listen-Ansicht

Die Listen-Ansicht ist wie eine Checkliste, nur besser. Du kannst zur besseren Übersicht noch eine Beschreibung und verschiedene Abschnitte einfügen, Unteraufgaben erstellen, Verantwortlichkeiten und ein Fälligkeitsdatum festlegen. 

Ich nutze die Listen-Ansicht bei Projekten wie:

  • Coaching-Kunden

Kalender-Ansicht

Ich bin tatsächlich ein großer Fan der Kalender-Ansicht. Ich nutze sie hauptsächlich in meinem Social Media-Kalender und meinem Marketing-Kalender. 

Tipp: Du kannst die verschiedenen Ansichten in einem Projekt beliebig wechseln. So kannst du einfach ausprobieren, mit welcher Variante du am besten arbeiten kannst. Deine Lieblings-Ansicht kannst du dann als Standardansicht speichern. 

4. Spare Zeit mit Integrationen

Ich hasse es, wenn ich zwischen verschiedenen Programmen und Anwendungen hin und her springen muss. Aber dank der vielen verschiedenen Integrationen zu anderen Anwendungen, muss ich das glücklicherweise auch nicht. Dadurch werde ich nicht so schnell abgelenkt, bleibe fokussiert und spare eine Menge Zeit. 

Ich nutze täglich die Integration mit Google Drive. So kann ich direkt aus Asana auf meine Dateien zugreifen, ohne die Anwendung extra zu verlassen. Es gibt auch eine Google Chrome Extension, wodurch ich Aufgaben direkt aus dem Browser erstellen kann. 

Du kannst aber auch beispielsweise Slack, Zoom, Toggl, Vimeo oder Loom mit Asana verbinden. 

In Verbindung mit Zapier oder einem anderen Tool zur Automatisierung werden die Möglichkeiten schier unendlich. Ich habe mir z.B. gerade eine Kalender-Synchronisation mit meinem Google-Kalender eingerichtet und meine Kennenlerngespräche aus meinem Terminbuchungstool (z.B. Calendly) werden auch direkt in meinen Lead-Tracker übertragen. Dadurch spare ich nochmal eine Menge Zeit und auch die Fehlerquote durch Übertragungsfehler (oder einfaches Vergessen) wird dadurch reduziert. 

Die zahlreichen Integrationen kannst du dir hier im Detail noch mal anschauen. https://asana.com/de/apps

5. Habe Spaß

Und zu guter Letzt: Asana bringt einfach Spaß! Wir alle kennen doch das gute Gefühl, wenn wir etwas erledigt haben und freudestrahlend das Häkchen auf unserer Checkliste machen können. Und genau dieses Gefühl bekommst du bei Asana! Es ist einfach zutiefst befriedigend, wenn du dein Tagwerk direkt vor Augen hast und abends mit einem guten Gefühl ins Bett gehst, weil du einfach alles im Griff hast. 

Und Asana belohnt dich tatsächlich auch eigenständig. Wenn du deine Aufgaben erledigst, springen zwischendurch bunte Einhörner über deinen Bildschirm. Ich freue mich tatsächlich immer noch darüber. Falls dich das stört (aber wen stören schon bunte Einhörner?), kannst du diese Funktion natürlich deaktivieren.  (Quelle: asana.com)

Ich hoffe, du hast jetzt auch Lust auf Asana bekommen und ich wünsche dir ganz viel Spaß beim Planen und Organisieren deiner Projekte!

Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst oder Unterstützung der Einführung von Strukturen und Prozessen brauchst, schau dir mein Angebot an oder vereinbare direkt ein kostenloses Kennenlerngespräch mit mir. 

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