So automatisierst du dein Online Business mit Zapier

von | Jan 21, 2023 | Automatisierung, Mehr Zeit im Online Business, Online Business Tipps | 0 Kommentare

Hast du manchmal das Gefühl, dass der Tag einfach nicht genug Stunden hat? Du verbringst deine ganze Zeit damit, Kunden zu betreuen, dein Business voranzubringen und dich um deine Familie zu kümmern. Und eigentlich hättest du auch mal wieder gerne etwas Zeit nur für DICH oder eine Runde Netflix. 

Wenn du dich jetzt wiedererkannt hast, ist es Zeit, dass du dir deine kostbaren Stunden mit dem Automatisierungs-Tool Zapier zurückgewinnst. Und das Beste, du musst kein Technik-Nerd sein, um es zu benutzen!

Insbesondere im Online-Business können all die kleinen Aufgaben “rund um dein Business” ein echter Zeitfresser sein. Vielleicht war dir auch gar nicht bewusst, wie viel Aufwand so ein “kleines” digitales Produkt oder ein Online-Kurs wirklich macht. Da muss plötzlich Content geplant und erstellt werden, eine Community betreut, mit Kunden und Teammitgliedern kommuniziert werden, Verkaufsplattformen gepflegt werden und dann kommt noch die ungeliebte Buchhaltung…. Die Liste lässt sich hier noch endlos weiterführen. 

Um zu verhindern, dass du jetzt den Kopf in den Sand steckst und am Ende im völligen Chaos endest, kannst du mit Zapier deine Prozesse und Abläufe automatisieren und so viel Zeit und Nerven sparen. 

Wie funktioniert Zapier

Zapier verbindet verschiedene digitale Tools und Plattformen, die du in deinem Business verwendest. Die Aufgaben werden dann ohne dein direktes Zutun ausgeführt. 

Im Endeffekt bedeutet das – keine sich wiederholenden Aufgaben mehr, weniger Verwaltungsarbeit und mehr Zeit, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren (einschließlich Netflix 😀).

Zapier macht dein Leben “happier”. 😉

Um mit der Automatisierung mit Zapier zu beginnen, erstellst du einen „Zap“. Zaps sind personalisierte Workflows, die zwei oder mehr Anwendungen oder Programme verbinden und Aufgaben gemeinsam erledigen. 

So richtest du deinen ersten Zap ein

1.Wähle das „Trigger-Event“ 

Ein Trigger löst deine Automation aus

Angenommen, du möchten alle Anhänge, die du über Gmail erhalten hast, in einem Google Drive Ordner oder in deiner Dropbox abspeichern. In diesem Szenario wäre das „Trigger-Event“ also, dass du eine neue E-Mail mit einem Anhang erhältst. 

2. Wähle die Aktion

Eine Aktion bezeichnet das, was dann in deiner Automation passieren soll.  Wenn du also möchtest, dass alle Anhänge auf deinem Google Drive (oder deiner Dropbox) hochgeladen werden, musst du dies einfach als deine Aktion für den Zap festlegen. 

Von da an wird der Zap diese manuelle Arbeit für dich übernehmen. 

Diesen Zap kannst du natürlich noch weiter verfeinern und z.B. nur Rechnungen, die du als Anhang erhältst, in deinen Rechnungs-Ordner abspeichern. 

3. Konzentriere dich auf dein Kerngeschäft

Wenn du mit Zapier deine Abläufe automatisiert, kannst du viele wiederkehrende Aufgaben sofort von deiner To-do-Liste streichen, du kannst früher Feierabend machen und es gibt dir auch Sicherheit, denn Zapier “vergisst” keine Aufgabe und macht auch keine Flüchtigkeitsfehler. 

Und das Beste ist? Du kannst Zapier in der kostenlosen Version zeitlich unbegrenzt testen. 

Ich habe keine Ahnung von Technik…

Wenn du dich nicht für Technik interessierst, ist die Einrichtung eines Zapier-Kontos die perfekte Lösung für dich.

Du musst die Zaps nur einmal einrichten. Nachdem du deine Zaps eingerichtet hast, erledigt Zapier den Rest. Indem du einmal etwas Zeit in die Einrichtung deines Prozesses investierst, sparst du Stunden, die du sonst wöchentlich (wenn nicht täglich) mit unterschiedlichen Tools und Programmen verbringen würdest. 

Es gibt fertige Vorlagen bei Zapier, aus denen du wählen kannst. Du bist dir nicht sicher, welche Aufgaben du automatisieren kannst? Kein Problem! Zapier bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Vorlagen für automatisierte Workflows mit Tools und Programmen, die häufig im Online Business eingesetzt werden, z.B. Slack, Google Sheets, Google Calendar, Facebook, Instagram, Asana, ClickUp, Google Forms, Calendly und ganz viele mehr. 

Du brauchst keine technischen Kenntnisse, wie z. B. Codierung. Zapier ist ziemlich intuitiv zu bedienen (auch wenn du mit der Technik auf Kriegsfuß stehst) und es sind keine besonderen technischen Fähigkeiten erforderlich, um deine Zaps am Laufen zu halten. Es kann zwar ein wenig dauern, bis du dich mit der Plattform vertraut gemacht hast, aber die Freiheit, die mit der Automatisierung deiner Abläufe einhergeht, ist es wert.

Automatisiere deinen Kunden-Onboarding-Prozess

Nachdem deine Kunden in ein Programm, Kurs oder dein Coaching-Programm investiert haben, kannst du mit automatisierten Abläufen sofort ein unvergleichliches Kundenerlebnis schaffen.

Sofern du kein All-in-One-Tool verwendest, müssen die einzelnen Programme und Tools miteinander “reden”, um deine neuen Kunden zu verarbeiten, willkommen zu heißen und einzurichten. Hier sind einige Beispiele für Zaps, die du automatisieren kannst:

  • Sende eine Onboarding-E-Mail an deinen neuen Teilnehmer/Kunden, sobald er/sie die Zahlung über deinen Zahlungsabwickler übermittelt hat.
  • Fügen deine Teilnehmer/Kunden direkt nach der Zahlung zu deinem Kursportal hinzu.
  • Verbinde deinen Zahlungsanbieter mit deinem E-Mail-Programm und starte eine E-Mail-Sequenz.
  • Erstelle eine Aufgabe in einem Projektmanagement-Tool (ClickUp, Asana usw.), nachdem dein neuer Teilnehmer/Kunde die Zahlung getätigt hat, damit deine VA ihm/ihr sofort ein kleines Geschenk oder eine handschriftliche Notiz zusenden kann.

Dein Onboarding-Prozess muss nicht ewig dauern (oder chaotisch sein). Mit Zapier musst du deinen Onboarding-Prozess nur einmal erstellen und er bleibt für immer automatisiert!

Erweitere deine E-Mail-Liste mit neuen Leads

Lädst du neue Kontakte manuell in deine E-Mail-Liste hoch? Davon abgesehen, dass dies rechtlich gesehen sehr bedenklich ist (Stichwort Double Opt In), ist es einfach sehr nervig und mühsam. 

Es ist dabei auch egal, welches E-Mail-Programm du verwendest ( z.B. ActiveCampaign, Mailchimp, MailerLite, Sendinblue, GetResponse oder CleverReach).

Mit Zapier kannst  du dein E-Mail-Marketing mit effizienten Zaps optimieren:

  • Verbinde dein E-Mail-Programm mit deinem Zahlungsanbieter (auch wenn es keine direkte Schnittstelle gibt, z.B. CopeCart + MailerLite!)
  • Verbinde deine Meta-Lead-Ads mit deiner E-Mail-Marketing-Plattform

Durch die Automatisierung kannst du später E-Mails versenden, die mehr Personen erreichen, ohne dass du zusätzliche Zeit dafür aufwenden musst.

Plane deinen Content

Die verschiedenen Content-Formate wie Blog, Podcast, YouTube und Social Media machen Spaß, können aber auch anstrengend und zeitaufwendig sein. 

Mit Zapier kannst du Stunden sparen, die du für die Erstellung von Instagram-Posts, Facebook-Beiträgen oder Blog-Artikeln usw. verwenden würdest. 

  • Sichere alle deine Instagram-Beiträge in einem Trello-Board (falls dein Konto mal gesperrt oder gelöscht wird!)
  • Lade Bilder und Grafiken automatisch bei WordPress hoch
  • Teile neue Blog-Beiträge auf deiner Facebook-Seite
  • Versende automatisch eine E-Mail, sobald ein neuer Text-Entwurf fertig ist
  • Lade Instagram-Grafiken automatisch bei deiner Content-Planung in Asana hoch
  • Teile neue YouTube-Videos in deinem Blog

Backoffice

Hast du wiederkehrende Aufgaben, die du regelmäßig erledigen musst? 

Egal ob du Zeit und Energie aufwendest, um mit deinen Teammitgliedern auf Slack zu kommunizieren, Google Tabellen zu aktualisieren, Zahlungen zu verfolgen oder Termine zu planen. Zapier kann die Zeit reduzieren, die du für die Aufgaben “rund um dein Business” benötigst. Je mehr Aufgaben du im Hintergrund automatisiert, desto reibungsloser läuft dein Business und du kannst dich auf die kreative Arbeit konzentrieren und neue Inhalte erstellen oder mit deinen Kunden arbeiten.

  • Verbinde deinen Google Drive-Ordner mit deinem Buchhaltungs-Tool und lege Rechnungen automatisch ab.
  • Verbinde Google Forms mit deinem Projektmanagement-Tool und erstelle eine Aufgabe, sobald jemand dein Formular ausfüllt
  • Verbinde dein Terminbuchungs-Tool mit deinem Projektmanagement-Tool und erstelle automatisch eine Aufgabe, wenn ein neuer Kundentermin gebucht wurde.  

👉Du arbeitest mit Asana? Hier habe ich einen eigenen Artikel, wie du dein Online Business mit Asana und Zapier automatisieren kannst. 

Fazit

Zapier ist ein fantastisches Automatisierungstool, das ich selbst verwende. Wenn du dich einmal mit dem Programm auseinandergesetzt hast, ist es einfach einzurichten und zu verwenden. Und die Arbeitsstunden, die es dir täglich abnimmt, sind unbezahlbar. 

Zapier bietet verschiedene Preisoptionen an, wobei kostenpflichtige Pläne ab 19,99 $/Monat starten. Es gibt aber auch einen kostenlosen Plan.

👉 Hier kannst du dir einen kostenlosen Zapier-Account erstellen. 

Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst oder Unterstützung der Einführung von Strukturen und Prozessen brauchst, schau dir mein Angebot an oder vereinbare direkt ein kostenloses Kennenlerngespräch mit mir. 

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