Bring back your Time! Automatisiere deine Prozesse mit Asana und Zapier!

von | Jan 7, 2023 | Asana Tipps, Automatisierung, Mehr Zeit im Online Business, Online Business Tipps | 0 Kommentare

Asana ist eines der führenden Projekt- und Aufgaben-Management-Tools, die es aktuell auf dem Markt gibt. Insbesondere für Solopreneure und kleine Teams bietet Asana die Möglichkeit, die eigenen Aufgaben und Projekte effizient zu planen und zu organisieren. 

Und Zapier ist wahrscheinlich DAS Tool, wenn es um die Automatisierung von Abläufen geht. Mit Zapier arbeiten deine Tools und Anwendungen noch besser zusammen und du sparst nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Nerven. 

In Kombination sind diese beiden Tools natürlich unschlagbar! In diesem Artikel möchte ich dir nur einige der vielen Möglichkeiten vorstellen, wie du deine Arbeit mit Asana und Zapier automatisieren kannst.

Erstelle eine Asana Aufgabe aus einer E-Mail in Gmail

Hast du bisher Aufgaben, die du per E-Mail bekommen hast, manuell in Asana übertragen? Oder vielleicht sogar ganz vergessen? Diesen Aufwand kann dir Zapier abnehmen! 

Stell dir mal vor, du bekommst regelmäßig Aufgaben von deinem Auftraggeber per E-Mail zugesandt. Du kannst dann z.B. automatisch eine passende Aufgabe in Asana erstellen und einen Eintrag in deinem Google Kalender. 

Erstelle eine Asana Aufgabe, wenn jemand dein Google Form ausgefüllt hat

Nutzt du auch Google Forms, um z.B. Feedback von deinen Kunden zu erhalten? Wusstest du, dass du dir automatisch eine Aufgabe in Asana erstellen lassen kannst, sobald du eine neue Antwort erhalten hast?

Diese Automation funktioniert z.B. auch mit Typeform. 

Lade Anhänge in Asana automatisch hoch

Du kennst sicherlich die Funktion, dass du Dateien zu deinen Asana-Aufgaben hinzufügen kannst. Bei vielen Aufgaben kann das aber recht mühselig sein. 

Mit Zapier kannst du dir diese Zeit sparen!

Ich habe mir diesen Zap (so heißen die Automationen in Zapier) z.B. für meine Content-Planung eingerichtet. So werden die Grafiken automatisch zu der entsprechenden Aufgabe in Asana hochgeladen. 

Asana und Trello

Du arbeitest eigentlich in Asana und plötzlich möchte ein Kunde lieber in Trello arbeiten? Oder andersherum? Mit Zapier kannst du automatisch eine Trello-Karte erstellen, wenn du eine Aufgabe in Asana erstellst – andersherum funktioniert dieser Zap natürlich auch. Du kannst also auf deiner bevorzugten Plattform arbeiten und die Informationen in beiden Tools nutzen. 

Verbinde Google Sheets und Asana miteinander

Falls du Google Sheets für Auswertungen oder Übersichten in deinem Business nutzt, wirst du diese Funktion wahrscheinlich lieben. Du kannst Asana Aufgaben erstellen, wenn es einen neuen Eintrag in Google Sheets gibt oder ein bestimmter Eintrag vorgenommen wird. 

Erstelle eine Aufgabe, wenn du einen neuen E-Mail-Abonnenten hast

Die meisten E-Mail-Autoresponder (wie Active Campaign, Mailchimp oder Mailerlite) lassen sich mit Zapier verbinden. Hast du nun eine neue Anmeldung zu einem bestimmten Event oder einen neuen Eintrag in einer Gruppe / Liste, kannst du automatisch eine Aufgabe in Asana erstellen und alle notwendigen Informationen hinzufügen. Du kannst auch direkt einen passenden Tag in Asana hinzufügen.

Verbinde dein Terminbuchungs-Tool mit Asana

Du kannst neue Termine aus deinem Terminbuchungs-Tool, wie Calendly oder Youcanbook.me, in Aufgaben in Asana umwandeln. 

Ich nutze diesen Zap z.B. in meinem Kundenmanagement – wird ein neues Kennenlerngespräch vereinbart, taucht automatisch eine Aufgabe in meinem Kundenmanagement mit den notwendigen Informationen auf. 

Versende automatisch E-Mails, wenn eine Aufgabe erledigt ist

Diese Automation kann in deiner Kundenbetreuung ein echter Game-Changer sein. Hast du deinen Kunden bisher manuell über eine abgeschlossene Aufgabe informiert, kannst du das auch automatisiert mit Zapier erledigen. 

Du kannst eine vorformulierte E-Mail anlegen, die automatisch versendet wird, wenn du eine Aufgabe erledigt hast. 

Ich selbst nutze eine abgewandelte Form dieser Automation in meinem Business – bei mir wird ein E-Mail-Entwurf erstellt, wenn ich einen bestimmten Tag vergebe. 

Erstelle Aufgaben aus deinen Google Kalender Einträgen

Um Doppelbuchungen zu vermeiden, kannst du eine Asana Aufgabe erstellen, wenn es einen neuen Eintrag in deinem Google-Kalender gibt. Durch die Filterfunktion von Zapier kannst du auch nur ganz bestimmte Einträge übernehmen. 

Andersherum funktioniert diese Automation natürlich auch – du kannst Termine in deinem Kalender erstellen, wenn es eine neue Aufgabe in Asana gibt. 

Für mich ist diese Automation sehr wichtig, dadurch sehe ich wichtige private Termine auch in Asana. 

Erstelle eine Asana Aufgabe, wenn ein neues Video hochgeladen wurde

Die meisten Videos oder Aufzeichnungen müssen im Nachgang noch bearbeitet werden. Vielleicht erstellst du bisher manuell eine Aufgabe in Asana für deine VA. Diesen Aufwand kannst du dir sparen und automatisch eine Aufgabe erstellen lassen. 

Das war nur ein kleiner Ausschnitt aus den Möglichkeiten, wie du Asana durch Zapier mit deinen anderen Tools und Anwendungen verbinden und so deine Prozesse vereinfachen und automatisieren kannst. Die meisten der vorgestellten Zaps verwende ich täglich selbst. Natürlich kannst du die Automationen auch miteinander verbinden. So kannst du z.B. deine Zoom-Aufzeichnungen automatisch bei YouTube/Vimeo hochladen, eine Aufgabe in Asana erstellen und eine E-Mail an deine VA versenden. 

Wenn du deine Tools auch mit Asana verbinden möchtest, schreibe mir gerne eine Nachricht. 

Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst oder Unterstützung der Einführung von Strukturen und Prozessen brauchst, schau dir mein Angebot an oder vereinbare direkt ein kostenloses Kennenlerngespräch mit mir. 

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