Buchhaltung auf Knopfdruck – Part 2, Ausgangsrechnungen automatisieren

Heute zeige ich dir, wie du deine Ausgangsrechnungen automatisieren kannst, um jeden Monat Zeit zu sparen.

Nachdem wir uns im ersten Teil mit der Automatisierung von Eingangsrechnungen beschäftigt haben, geht es heute um die Ausgangsrechnungen. Stell dir vor, der Prozess des Erstellens und Versendens deiner Rechnungen könnte vollständig automatisiert werden. Kein manuelles Anlegen von Kontakten und Abtippen der Zahlungskonditionen – alles läuft wie von selbst.

Auch das Verbuchen von Rechnungen aus externen Tools wie ThriveCart kann automatisiert werden!

Welche Tools brauchst du dafür? Ich zeige dir, wie du mit Zapier und ein paar cleveren Verknüpfungen deine Ausgangsrechnungen automatisieren kannst.

Warum solltest du deine Ausgangsrechnungen automatisieren?

Das manuelle Erstellen von Ausgangsrechnungen kann fehleranfällig und zeitraubend sein. Automatisieren hilft nicht nur, Zeit zu sparen, sondern auch, die Genauigkeit zu verbessern und sicherzustellen, dass Zahlungen schneller verarbeitet werden.

Die Tools: Zapier, dein Buchhaltungssystem und ggf. ein externes System (z.B. ThriveCart, Elopage, ein Shop etc.)

Zapier: Ein Tool, das verschiedene Apps miteinander verknüpft und automatisierte Workflows erstellt. Es funktioniert wie ein digitaler Kleber, der deine verschiedenen Business-Tools verbindet und dafür sorgt, dass Daten nahtlos übertragen werden.

Dein Buchhaltungssystem: Dies kann z.B. Lexoffice oder ein anderes System sein, das mit Zapier kompatibel ist.

Ein Drittsystem, das Rechnungen in deinem Namen erstellt und verschickt: Wenn du einen Shop/Zahlungsanbieter nutzt und im eigenen Namen verkaufst, werden dort Belege erzeugt, die du ebenfalls in deinem Buchhaltungssystem verbuchen musst.

Diese Automatisierungen benötigst du

Um die Erstellung deiner Ausgangsrechnungen optimal zu gestalten, kannst du verschiedene Automatisierungen nutzen. Hier sind die wichtigsten Automatisierungen, die du einrichten solltest:

1. Rechnungen automatisch erstellen und versenden

Trigger: Neue Formularantwort

Action: Kontakt in Lexoffice anlegen

Action: Create Invoice

Schritt 1: Formular-Trigger einrichten

Trigger App: Google Forms (oder dein CRM, Verkaufstool, Projektmanagement-Tool)

Trigger Event: New Form Respond

In dem Formular erfasst du alle Daten, die du für die Rechnungslegung benötigst – also Angaben zu dem Kontakt, dem Produkt, den Preis etc.

Schritt 2: Kontakt im Buchhaltungssystem anlegen

Um eine Rechnung zu erstellen, musst du zunächst einen Kontakt anlegen. Bei Lexoffice z.B. kannst du zwischen Firmenkunden und Privatpersonen unterscheiden. Diese Funktion von Lexoffice ist jedoch nicht direkt in Zapier integriert. Daher nutze ich einen Webhook (brauche ich immer, wenn etwas nicht direkt in Zapier verfügbar ist).

Schritt 3: Rechnung im Buchhaltungssystem erstellen

Für den neu angelegten Kontakt kannst du dann eine Rechnung erstellen. Alle notwendigen Angaben hast du zu Beginn im Formular erfasst. Auch hier nutze ich einen Webhook, um in Lexoffice eine Rechnung anzulegen. Ich erstelle meistens nur einen Entwurf der Rechnung und versende diese dann manuell aus Lexoffice per E-Mail.

Diese Automatisierung funktioniert übrigens auch für Angebote. So kannst du bereits im Sales-Gespräch das Angebot erstellen und versenden!

2. Ausgangsrechnungen aus externen Tools automatisch verbuchen

Wenn du eine Verkaufsplattform nutzt und im eigenen Namen verkaufst, wird dort eine Rechnung an den Kunden versendet. Diese Rechnung musst du dann noch in deinem System verbuchen.

Trigger: Neuer Verkauf (z.B. in Elopage / ThriveCart)

Action: Beleg herunterladen

Action: Kontakt anlegen

Action: Buchung erstellen

Action: Beleg hochladen

Schritt 1: Verkaufs-Trigger einrichten

Trigger App: Elopage, ThriveCart oder ein anderes Verkaufs-Tool

Trigger Event: New Sale

Schritt 2: Beleg herunterladen

Action App: Google Drive

Action Event: Upload File

Schritt 3: Kontakt anlegen

Action App: Webhook

Action Event: Kontakt in Lexoffice anlegen

Ich nutze die Daten aus dem Verkauf und erstelle einen neuen Kontakt bei Lexoffice. Hierfür benötige ich wieder einen Webhook.

Schritt 3: Buchung erstellen

Action App: Webhook – Buchung erstellen

Zu dem neu angelegten Kontakt erstelle ich nun eine Buchung in Lexoffice und trage alle Angaben zum Produkt ein.

Schritt 4: Beleg zuordnen

Action App: Webhook – Upload File

Das erscheint tatsächlich etwas unlogisch, aber ich erstelle erst eine Buchung und füge dann einen passenden Beleg hinzu. Für diesen Schritt wähle ich den Beleg aus meinem Google Drive aus.

INFO:  Das ist eine stark vereinfachte Form, die die Möglichkeiten zeigen soll. Die “reale” Automatisierung ist viel komplexer, um verschiedene Steuerfälle (z.B. Reverse Charge) oder bereits vorhandene Kontakte zu berücksichtigen..

Ressourcen

Wenn du schonmal mit Webhooks gearbeitet hast, kannst du alle notwendigen Informationen direkt bei Lexoffice nachlesen: https://www.lexoffice.de/public-api/.

Für Webhook-Neulinge: In meinem Zapier-Onlinekurs gibt es eine ganze Lektion dazu, wie man Webhooks erstellt. Als Abkürzung habe ich die Webhooks für dich vorbereitet, sodass du sie einfach kopieren kannst.

Vorteile dieser Automatisierung

• Effizienzsteigerung: Automatisiere den gesamten Rechnungsprozess von der Erstellung bis zum Versand.
• Zeitersparnis: Kein manuelles Erstellen von Kontakten und Zuordnen von externen Belegen mehr.
• Sicherheit: Reduziert das Risiko, Rechnungen zu verlieren oder zu übersehen.

Nachteile dieser Automatisierung

• Kosten: Um diese Automation mit Lexoffice und Zapier zu nutzen, benötigst du beide im kostenpflichtigen Tarif.
• Technische Probleme: Mögliche Ausfallzeiten oder Fehler bei der Verbindung zwischen den Diensten.
• Steuerliche Sonderfälle: Es gibt steuerliche Sonderfälle, für die diese Automatisierung nicht funktioniert.
• Einrichtungsaufwand: Diese Automatisierungen sind für fortgeschrittene Anwender und erfordern den initialen Aufwand zur Konfiguration und Tests.

Fazit

Mit der Automatisierung deiner Ausgangsrechnungen durch Zapier kannst du nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Zufriedenheit deiner Kunden steigern, indem du sicherstellst, dass Rechnungen pünktlich und ohne Fehler versendet werden.