Wenn du jetzt direkt wieder wegklicken willst – HALT STOP! Ich weiß, Dokumentationen und Standards sind nicht hipp oder sexy. Und vielleicht fühlst du dich jetzt in deine Zeit in einem Unternehmen zurückversetzt, in dem SOPs, Arbeitsanweisungen oder Checklisten nur der Pflichterfüllung dienten. Ich kenne diese Dokumente auch nur zu gut, ich habe sie sogar selber verfasst. Und soll ich dir was verraten? Ich habe es gehasst!
Ich habe es gehasst, dass ich die Dokumente voller Formalismus für eine Parallelwelt erstellt habe und sie oft wenig mit den tatsächlichen Abläufen zu tun gehabt haben. Und natürlich sind sie dann in den Schubladen verstaubt.
Jetzt erzähle ich dir aber, welche unschlagbaren Gründe für die Erstellung von klaren Workflows sprechern und wieso auch du sie in deinem Online Business dringend benötigst!
Definierte Abläufe, Workflows oder Prozesse werden auch oft SOPs genannt. Vielleicht hast du diesen Begriff auch schon gehört und konntest ihn noch nicht einordnen.
Aber was sind SOPs überhaupt und wieso solltest du Zeit in die Erstellung von SOPs investieren, wenn du doch Zeit sparen willst?
kurz gefasst: Eine SOP (kurz für Standard Operating Procedure) ist ein Dokument, das eine Step-by-Step Anleitung über eine wiederkehrende Aufgabe enthält.
Und ich verspreche dir, moderne SOPs haben wenig mit den langweiligen, einschränkenden, formellen Business-SOPs gemeinsam, die du vielleicht kennst.
Ich stehe für Abläufe, die übersichtlich, einfach und insbesondere sinnvoll sind.
Es gibt eine Gemeinsamkeit zwischen verschiedenen erfolgreichen Unternehmen – sie haben klare Prozesse!
Und wenn auch du dein Business auf das nächste Level heben willst, dann benötigst du dokumentierte Workflows. Darum solltest du Zeit in die Erstellung deiner SOPs investieren, denn es wird sich definitiv auszahlen!
Die Erstellung von SOPs ist eine Investition in dich und dein Business, genauso wie bspw. eine Weiterbildung.
Hier kommen meine 8 unschlagbaren Gründe für SOPs
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Wenn du ein neues Teammitglied einarbeiten möchtest oder ein bestehendes Teammitglied eine neue Aufgabe übernehmen soll, wird es durch eine SOP so viel leichter.
Wenn du die einzelnen Schritte einer Aufgabe sorgfältig dokumentiert hast, kannst du den Mitarbeitern einfach die SOP überreichen und sie können die Aufgabe leicht anhand des Workflows bearbeiten. Natürlich kannst und solltest du dein Teammitglieder sorgfältig einarbeiten, aber du musst nicht stundenlang Schritt für Schritt jeden Handgriff erklären. Du kannst auch Screenshots oder Videos in deine SOPs integrieren, dann kann dein Mitarbeiter sogar sehen wie sie die Aufgabe durchführen soll.
SOPs sind idiotensicher
Jeder, der einen Computer bedienen kann (und wir sind im Online Business :-)), kann eine SOP benutzen. Gute SOPs sind so beschrieben, dass sie wirklich jeder versteht.
Delegieren und Outsourcing
Wenn du ein Solopreneur bist und bereit bist die Aufgaben abzugeben, die du nicht magst, die du nicht gut kannst oder für die du keine Zeit hast, dann ist die Erstellung einer schriftlichen Beschreibung für diese Aufgaben der erste Schritt.
Sobald du eine passende Person gefunden hast, die diese Aufgabe durchführen soll, musst du ihr nur noch deine SOP zugänglich machen und sie kann sofort mit der Arbeit beginnen.
Weniger Rückfragen
Vielleicht hast du schon ein Team und anstatt mehr Zeit für dein Herzensbusiness zu haben, beantwortest du ständig Emails deiner VA und suchst Informationen für deine Teammitglieder heraus.
Wenn du Mitarbeiter hast oder mit Freelancern zusammenarbeitest, die mehrere Aufgaben für dich übernehmen, können SOPs die vielen Rückfragen reduzieren, wenn nicht sogar eliminieren.
Tipp: Kommen doch noch Fragen auf, ergänze die Antwort in den FAQ in der SOP – dann musst du die Frage nicht mehrmals beantworten.
Klare Erwartungen
“Enttäuschung ist das Ergebnis falscher Erwartungen” (Andreas Tenzer)
Niemand wird deiner Erwartungen erfüllen können, wenn er sie nicht kennt! Eine schriftliche Aufgabenbeschreibung gibt eine klare und detaillierte Handlungsanweisung und das erwartete Ergebnis ist für alle deutlich.
Erhöhe die Produktivität
Was passiert, wenn jemand aus deinem Team krank wird, in den Urlaub fährt oder dein Team verlässt? Wer übernimmt dann die Aufgaben? Und wissen sie auch, wie sie die Aufgaben durchführen sollen?
Wir können Veränderungen nicht verhindern, aber als Unternehmerin ist es unsere Aufgabe auf Veränderungen bestmöglich vorbereitet zu sein. Dein Business soll nicht zusammenbrechen, nur weil jemand aus deinem Team für eine längere Zeit ausfällt.
Und auch deine eigene Effizienz wird steigen! Deine Zeit ist zu wertvoll, dass du Stunden damit verbringst, Vorlagen zu suchen, Tutorials zu schauen (wie funktioniert nochmal das neue Tool?) oder Aufgaben nachzuarbeiten, weil du irgendetwas vergessen hast. Mit einer schriftlichen Beschreibung deiner wiederkehrenden Aufgaben kannst du den Autopiloten einschalten und die Mental Load reduzieren.
Verlässlichkeit
Du erwartest bei deinem Lieblings-Coffeeshop, dass der Kaffee immer gleich gut schmeckt. Genauso hat dein Kunde auch eine Erwartung an dich und die Qualität deines Produktes oder deiner Dienstleistung. Mit einem definierten Workflow stellst du sicher, dass das Ergebnis immer gleich ist, unabhängig davon, wer die Aufgabe durchführt. Der Blogbeitrag deiner VA soll ja bspw. den gleichen Aufbau haben wie dein eigener.
Identifiziere Verbesserungsmöglichkeiten
Wenn du dir über die einzelnen Steps deiner Aufgabe klar bist, erkennst du viel einfacher Verbesserungsmöglichkeiten. Ist ein Schritt überflüssig oder sollte er besser früher oder später durchgeführt werden? Vielleicht kannst du einzelne Aufgaben zusammenfassen oder vereinfachen. Viele schwören auf Automatisierung im Online-Business, aber du kannst Aufgaben nur automatisieren, wenn die Zusammenhänge klar sind.
