Bye Bye Chaos – in 4 Schritten zu einem organisierten Business
Meine Oma hat schon immer gesagt: “Ordnung ist das halbe Leben”. Aus mir ist zwar keine Marie Kondo geworden und in meinem Kleiderschrank herrscht oft das reinste Chaos, aber irgendwas ist hängen geblieben und ich habe eine Vorliebe für klare Strukturen. So haben bei mir die Sofakissen einen festen Platz und auch meine Garage mag ich am liebsten aufgeräumt und gut sortiert.
Aber wieso mache ich mir die ganze Mühe? Ich fühle mich einfach wohler, wenn alles übersichtlich und gut strukturiert ist. Und ich spare dadurch eine Unmenge Zeit und habe weniger Stress.
Und aus den gleichen Gründen solltest du auch dein Business gut organisieren.
Eine klare Linie in ein Business zu bringen kann tatsächlich eine aufwändige Angelegenheit sein. Aber die investierte Zeit zahlt sich langfristig wirklich aus. Und wenn du dadurch am Ende mehr Zeit für dich oder deine Kunden hast (Caching – mehr Umsatz), dann ist das doch eine super Motivation.
Hier kommen meine 4 Schritte zu einem aufgeräumten Business.
1. Miste aus
Bekomme einen Überblick über alles in deinem Business. Welche Programme nutzt du? Wie sind deine Abläufe? Wo speicherst du Dateien und Dokumente ab? Wie ist deine Ordnerstruktur und wie sieht dein E-Mail-Postfach aus, etc.?
Frage dich dabei, ob dir die Dinge bei deiner Arbeit helfen oder eher Stress bereiten. Nutzt du das Tool wirklich? Gibt es vielleicht eine einfachere oder bessere Alternative?
Jetzt ist der Zeitpunkt, wo du einmal dein E-Mail-Postfach sortieren solltest. Liest du die ganzen Newsletter, die du wöchentlich bekommst, wirklich? Oder kannst du den ein oder anderen vielleicht abbestellen?
Wirf auch einen Blick auf deine Projekte und Dateien. Ist das alles noch aktuell oder kann etwas ins Archiv verschoben werden?
Gehe alle deine Bereiche nacheinander durch und werde unnötigen Ballast los.
2. Streiche To-dos von deiner Liste
Erstelle deine Aufgabenliste
Vielleicht hast du schon eine lange To-do-Liste, aber überprüfe, ob du wirklich ALLE Aufgaben aufgeführt hast. Du brauchst eine Liste mit Aufgaben, die du aktuell hast und in Zukunft machen willst. Nutze dafür deine verschiedenen Unternehmensbereiche, wie z.B. Marketing oder Produkte. So kannst du die vielen Aufgaben gleich vorsortieren. Wenn es dir schwer fällt, deine Aufgaben aus dem Stegreif aufzuschreiben, kannst du die Liste auch über 1-2 Wochen nach und nach befüllen, sobald du eine Aufgabe durchgeführt hast.
Nicht erschrecken – diese Liste kann unter Umständen wirklich lang werden! Deshalb wird jetzt aussortiert!
Ziele
Hast du zu Beginn des Jahres eine Jahresplanung gemacht? Wenn nicht, keine Panik! Du kannst jederzeit beginnen und z.B. das nächste Quartal planen.
Überlege dir, welche Ziele willst du erreichen? Welche Projekte möchtest du dazu angehen? Schreibe deine Ziele monatsweise auf und priorisiere sie. Was genau musst du jetzt machen, um deine Ziele zu erreichen? Welche konkreten Aufgaben resultieren daraus?
Nun schau dir deine zuvor erstellte Aufgabenliste an und finde heraus, welche Aufgaben bringen dich deinem Ziel näher?
Welche Aufgaben sind wirklich wichtig für dein Business-Wachstum oder dein Kundenerlebnis? Und wenn du Aufgaben machst, die dir nicht bei der Erfüllung deiner Träume helfen, kannst du sie vielleicht sogar komplett streichen.
Am Ende hast du eine klare Vision und eine passende Aufgabenliste, die dir dabei hilft, deine Ziele zu erreichen.
3. Aufräumen
Ja, auch wenn wir digital arbeiten, haben die meisten von uns auch einen Arbeitsplatz. Der Großteil wird an einem Schreibtisch arbeiten oder hat sogar ein separates Büro. Ich arbeite tatsächlich am liebsten an unserem Esstisch, weil ich mich hier einfach am wohlsten fühle. Und das, obwohl wir auch ein Büro hätten.
Wieso ist das so? Weil unser Büro gleichzeitig die “Männerhöhle” ist und dort ein riesiges Chaos herrscht. Und wenn um uns herum Chaos ist, überträgt sich das auf uns. Also räume nicht nur digital auf, sondern auch physisch auf deinem Schreibtisch.
Sobald um dich herum Ordnung herrscht und alle Systeme stehen, wirst du merken, dass der Stress und das Gefühl überfordert zu sein langsam nachlässt.
4. Projektmanagement-Tool
Der letzte Schritt ist, wie ich finde, besonders wichtig. Richte dir ein Projektmanagement-Tool ein, damit alles an einem Platz ist. Da gibt es verschiedene Tools auf dem Markt, z.B. Trello, ClickUp oder Notion. Ich selbst nutze Asana als zweites Business-Hirn und mittlerweile kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, ohne dieses System zu arbeiten.
Alles läuft an einer Stelle zusammen und ich weiß jeden Morgen, was ich zu tun habe. Dazu ist auch noch alles super übersichtlich und mit einem Farbcode versehen. Als besonderes Gimmick springen bei Asana bunte Einhörner über den Bildschirm, was mir tatsächlich ein Schmunzeln ins Gesicht zaubert. Im Moment nutze ich selbst noch die kostenlose Version, da diese schon sehr viele großzügige Funktionen hat.
Fazit
Da hatte meine Oma mal wieder Recht. Ordnung ist wichtig und hilft dir dabei, dein Business stabil zu halten. Nimm dir ausreichend Zeit und räume regelmäßig dein Business auf. Du wirst sehen, dass dein Business dadurch einfach rund läuft und du weniger Stress hast. Wir kennen alle das gute Gefühl, wenn man Ballast los wird – und das gilt natürlich auch für unser Business. Und im besten Fall kannst du sogar bares Geld sparen, weil du z.B. manche Tools weglassen oder ersetzen kannst.
