Ich bin Mutter, Ehefrau und ich führe mein eigenes Online Business. Da ist Zeit immer Mangelware und gute Organisation einfach unerlässlich. Bei dir wird es wahrscheinlich genauso sein.
Und ich will ehrlich sein, eine To-do-Liste in einem hübschen Notizblock und ein Kalender reichen einfach langfristig nicht aus, um wirklich produktiv zu arbeiten.
Ich bin davon überzeugt, dass jeder Unternehmer, egal ob Solopreneur oder mit Team, eine Projektmanagement-Software benötigt. Ich selbst nutze Asana und mein komplettes Business spielt sich in diesem Tool ab – wenn es nicht in Asana steht, wird es nicht gemacht.
Was ist eine Projektmanagement Software?
Dein Projektmanagement Tool ist dein zweites Hirn, deine Business-Zentrale und deine beste Mitarbeiterin. Sie hilft dir so ziemlich jeden Bereich in deinem Business zu organisieren, Projekte zu planen, Deadlines einzuhalten und Aufgaben zu verteilen. Angefangen bei der Content-Planung bis zu deinem Produkt-Launch kannst du wirklich alles damit organisieren.
Es gibt viele verschiedene Anbieter auf dem Markt, du kennst vielleicht Trello, ClickUp oder Monday.com. Ich habe mich für Asana entschieden, weil es auf der einen Seite eine Menge Funktionalität bietet, aber gleichzeitig einfach und leicht zu bedienen bleibt. Und das Beste: die kostenlose Variante reicht für mich völlig aus!
In Asana kann ich in jedem Projekt zwischen den Ansichten Liste, Kalender und Board wechseln und zudem mit Farben und Tags arbeiten. So kann ich jeden Prozess und jedes Projekt so organisieren, wie es für mich am passendsten ist.
Aber jetzt mal Klartext.
Wofür brauchst du wirklich eine Projektmanagement Software?
Vielleicht bist du ein Solopreneur und denkst jetzt: Wozu brauche ich noch ein Tool – ich arbeite doch alleine und ich habe alles im Kopf.
Aber ist das wirklich so? Wie oft verzettelst du dich oder hast Stress, weil deine To-do-Liste plötzlich über Nacht so lang geworden ist?
Und insbesondere als Solopreneur musst du dich gut organisieren, denn dann laufen wirklich ALLE Aufgaben bei dir zusammen. Du bist CEO, Marketing-Chef und Finanzgenie in einer Person – und bei all den Rollen hilft dir ein Projektmanagement-Tool, den Überblick zu behalten.
Und sobald du dir ein Team aus virtuellen Assistenten, Freelancern oder angestellten Mitarbeitern aufgebaut hast, hilft dir dein Tool dazu noch bei der Kommunikation und Abstimmung im Team.
Spare Zeit
Sobald dein System erst einmal komplett eingerichtet ist, kannst du jeden Tag mehrere Stunden Zeit einsparen.
Morgens beim Aufstehen weißt du auf den ersten Blick, was du an diesem Tag tun musst, ohne erst lange in deinem Kalender, Post-Its und Notizbüchern zu suchen. Du kannst deine Aufgaben ganz einfach von einem Tag auf den anderen schieben und so einfach deine To-do-Liste organisieren. So kannst du dir z.B. Freiraum schaffen, wenn du Besuch bekommst oder dein Kind krank ist, ohne dass die Aufgaben vergessen werden.
Ich habe all meine Workflows und Prozesse in Asana hinterlegt und mir für die einzelnen Aufgaben Vorlagen erstellt. Dadurch muss ich nicht jedes Mal das Rad neu erfinden und spare nochmal viel Zeit.
Und oftmals sind es die kleinen Dinge, die uns im Alltag so viel Zeit fressen. Das Switchen zwischen verschiedenen Anwendungen ist so ein Zeitfresser, der mich persönlich dazu noch sehr nervt. Die meisten Projektmanagement-Tools bieten eine Menge an Integrationen an, damit du noch effizienter an einem zentralen Ort mit deinen Lieblings-Tools arbeiten kannst. Ich nutze beispielsweise die Integration von Asana und Google Drive für einen schnellen Zugriff auf meine Dateien.
Alle Aufgaben und Termine werden bei mir mit Datum und teilweise sogar Uhrzeit versehen, so tauchen die Termine am passenden Tag auf meiner To-do-Liste auf und ich verpasse keine Deadline mehr.
Besonders praktisch ist das für Aufgaben und Termine, die nur alle paar Wochen oder Monate stattfinden. Asana erinnert mich immer rechtzeitig und macht das auch auf Wiederholung, wenn ich das so einstelle.
So vergesse ich nicht mehr, meine Kennzahlen auszuwerten oder ein Backup durchzuführen. Ich habe eine eigene Übersicht mit all diesen regelmäßigen Aufgaben, und wird eine davon erledigt, erscheint sie automatisch im Folgemonat erneut auf meiner To-do-Liste.
Steigere deine Produktivität
Wenn du ganz genau weißt, was du machen musst und wie du es machen musst, bist du automatisch produktiver. Du bist aber nicht nur bei deinen eigenen Abläufen schneller. Du schließt natürlich auch deine Kundenprojekte schneller ab und kannst dadurch mehr Kunden annehmen, ohne mehr Stunden zu arbeiten. Und das wollen wir doch alle: Mehr Kunden (=mehr Umsatz :-)) bei gleichem (oder sogar weniger) Zeitinvest.
Sobald du ein Team aufgebaut hast, geht oft viel Zeit für Abstimmung, Klärung offener Fragen, EInarbeitung usw. drauf. Das alles wird mit einem Projektmanagement-Tool einfacher und dein ganzes Team kann fokussierter und produktiver arbeiten.
Gib deinen Ideen ein Zuhause
Mein Gehirn rattert eigentlich den ganzen Tag. Ich habe ständig neue Ideen, Pläne und Aufgaben in meinem Kopf. Und die müssen irgendwo hin, denn sonst kreisen meine Gedanken ständig um diese Ideen und belegen dabei die “Rechenkapazität” für meine eigentlichen To-dos. Ich schweife dann regelmäßig gedanklich ab und verliere mich in meinen Ideen. Und Asana gibt all diesen Einfällen ein Zuhause, ohne dass sie vergessen werden oder irgendwie verloren gehen (wo hatte ich mir das nochmal aufgeschrieben?). Für diese vielen spontanen Einfälle hat Asana auch eine App. Also egal, ob ich beim Spazierengehen, nachts im Bett oder unter der Dusche eine geniale Idee habe, ich kann sie in Asana speichern.
Und später kann ich dann die großen und vielleicht einschüchternden Pläne in kleine Schritte herunterbrechen. In Asana sehe ich dann auch sofort, wann ich Zeit für neue Projekte habe.
Arbeite mit deinem Team
Mit deinem Projektmanagement-Tool kannst du ganz einfach Aufgaben abgeben. Du weist die Aufgabe einfach jemandem aus deinem Team zu und setzt ein Fälligkeitsdatum fest. Du behältst jederzeit den Überblick, welche Aufgabe schon erledigt ist und wo es vielleicht gerade hängt. Du kannst sogar Videos zu der Aufgabe hinzufügen, um es noch einfacher zu machen. Das ist insbesondere für die Einarbeitung eine tolle Möglichkeit. Die Zusammenarbeit mit deinem (virtuellen) Team wird durch ein Projektmanagement-Tool so einfach wie noch nie. Kein ewiges E-Mail hin und her, um das Layout einer Grafik zu besprechen und stundenlange Zoom-Meetings. In Asana kannst du aufgabenbezogen mit deinem Team kommunizieren, dadurch kannst du die internen E-Mails komplett abschaffen (und das ewige Suchen nach der jeweiligen E-Mail…)
Habe alles Wichtige an einem Ort
Ich habe in meinem Projektmanagement-Tool alles, und ich meine wirklich ALLES! Zu Beginn hatte ich nur mein Business in Asana, was dann zu einem völligen Chaos mit meinem Privatleben führte. Ich hatte Termine doppelt belegt und Termine wie den “Obsttag” im Kindergarten schlichtweg vergessen. Mittlerweile läuft wirklich alles in Asana zusammen, sowohl mein Business als auch meine privaten Termine. Durch die Drittanwendung Zapier werden meine Termine aus meinem Google-Kalender auch in meinem Asana-Kalender angezeigt. So habe ich immer alles im Blick und kann mir dementsprechend weniger To-dos für den Tag einplanen, wenn z.B. ein Arzttermin ansteht.
Ich nutze Asana aber nicht nur für Aufgaben. Auch alle wichtigen Informationen und Links finde ich in meinem Asana, so habe ich immer einen schnellen und einfachen Zugriff. Ich habe dafür ein Projekt, das sich “Business-Zentrale” nennt. Dort sind beispielsweise meine Branding-Farben, Logos und der Link zu meinem Terminbuchungs-Tool hinterlegt.
Mit meinem aktuellen Organisationssystem kann ich deutlich besser abschalten nach der Arbeit, weil ich weiß, im Zweifelsfall steht alles in Asana und die Dinge sind im Griff.
Es passieren natürlich immer noch Fehler – das ist einfach menschlich – aber die Wahrscheinlichkeit ist geringer und ich habe mit meinem Asana ein super Sicherheitsnetz.
