Zeitmanagement – Spare 10 Stunden pro Woche mit meinen 10 Tipps
Ich bin von Natur aus schon ein sehr organisierter Typ, aber es fällt mir oft schwer, die richtigen Prioritäten zu setzen.
Wenn ich mich in ein neues Projekt stürze, dann bin ich Feuer und Flamme und alles ist im Nu geplant und umgesetzt – aber ich verliere mich auch schnell in Details. Mein letztes Groß-Projekt war die DIY-Renovierung unseres Hauses, über zwei Jahre lang habe ich hier alles geplant und organisiert. Aber noch bevor wir überhaupt die Schlüssel bekommen hatten, stapelten sich schon bei uns die Fliesenmuster und ich wusste mehr über die verschiedenen Bodenbeläge als der Fachverkäufer. Da sind einfach die Pferde mit mir durchgegangen.
Mein Hauptproblem ist dabei oft, dass ich die Dinge umsetzen will – und zwar SOFORT. Die ganzen To-dos veranstalten in meinem Hirn eine wilde Party – und ich liege abends wach im Bett und grübele. Und was passiert in solchen Situationen? Man erstarrt regelrecht vor den ganzen Aufgaben und das Projekt wird ausgebremst und kommt ins Stocken.
Vielleicht kennst du das auch aus deinem Online Business. Vor lauter To-dos weißt du gar nicht, wo du anfangen sollst und bist erstmal eine Weile damit beschäftigt, den Überblick zu bekommen.
Und da hilft nur eins: Das Chaos im Hirn beenden und mit einem System die Aufgaben organisieren.
Hier kommen meine Tipps und Hacks, damit Du wieder produktiver wirst und Deine To-do-Liste mit Freude abhaken kannst.
Erstelle Prozesse und Workflows
Vielleicht hast du es schon mitbekommen, aber ich habe wirklich ein Faible für strukturierte Abläufe. Es gibt mir so viel Sicherheit, wenn ich ganz genau weiß, was wann zu erledigen ist. Ich bin schneller, wenn ich nicht ständig das Rad neu erfinden muss und da ich mit einem Prozess die Best-Practice festlege, steigt auch die Qualität.
Ich vergleiche Prozesse gerne mit Rezepten. Stell dir mal vor, du müsstest jeden Kuchen ohne Rezept backen? Das ist sicherlich nicht schneller, besser oder einfacher, oder?
Nutze ein Projektmanagementsystem und richte es richtig ein
Ich habe bereits einige Tools getestet. Besonders hilfreich fand ich immer Projektmanagement-Tools wie Trello, Monday oder ClickUp. Das Problem war aber oft, dass mir die Ansichten oder das Interface an sich nicht gefielen. Oft gab es nur eine Ansicht wie z.B. Kanban Boards. Manchmal brauche ich aber für ein und denselben Prozess ein Board, einen Kalender und eine Listenansicht.
Nach einer Zeit, in der ich viel ausprobiert habe, bin ich dann schließlich immer wieder bei Asana gelandet. Ich habe verschiedene Arten der Organisation in Asana aufgebaut und getestet, was zu mir und meiner Denkweise passt. Jetzt habe ich ein genaues System der Planung, Organisation und Umsetzung meiner Abläufe und Aufgaben.
Verwende Farbcodes
In Asana kannst du für jedes Projekt (Projekt = Prozess) eine Farbe und ein Symbol festlegen. Damit kannst du dir eine eigene Farbkodierung anlegen. So siehst du in der Kalenderansicht auf den ersten Blick zu welchem Bereich die Aufgabe gehört. Ich habe z.B. in meinem Social Media Kalender verschiedene Farben für die unterschiedlichen Content-Arten und Social-Media-Kanäle.
Unterscheide zwischen Due und Do Date
In Asana kannst du die Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum versehen (Due-Date), sprich ein Datum an dem die Aufgabe beendet sein muss. Die Aufgabe erscheint dann in der jeweiligen Farbkodierung im Kalender. Ist die Aufgabe komplexer und hat Unteraufgaben, so werden diese mit einem Do Date versehen. Das heißt die einzelnen Schritte sind an diesem Datum fertig zu stellen bzw. müssen angefangen werden.
Übersichtlichkeit
Wichtig beim Management der einzelnen Aufgaben ist, dass dein Projektmanagement-Tool übersichtlich und aufgeräumt bleibt.
Asana bietet die Möglichkeit verschiedene Teams (=Bereiche) anzulegen. Ich habe dort z.B. die verschiedenen Unternehmensbereiche meines Business angelegt.
Die einzelnen Projekte und Aufgaben werden dann innerhalb der Teams geplant und organisiert.
Im Bereich Marketing liegen bei mir unter anderem die Projekte Content-Planung und der Social Media Kalender.
Verwende Vorlagen
Hier sind wir wieder bei den Rezepten vom Anfang angekommen. Ich liebe Vorlagen und nutze sie an den verschiedensten Stellen in meinem Business. Ich habe beispielsweise verschiedene E-Mail-Vorlagen, Textbausteine, Formatierungs- und Grafikvorlagen. Und in meinem Projektmanagement-Tool habe ich sogar Vorlagen für ganze Aufgaben und Prozesse. Ich habe einen Workflow für meine Blog-Artikel, der mich dabei unterstützt, keinen Schritt zu vergessen und die Übersicht zu behalten. Dieser Prozess ist in Asana hinterlegt und ich kann bei jedem einzelnen Blog-Artikel mit einem Klick darauf zugreifen.
Und wieder Zeit gespart 🙂
Fasse Aufgaben zusammen (Batching)
Das war für mich wirklich ein Game-Changer. Wenn du viele verschiedene Dinge am Tag erledigst, die vielleicht gar nichts miteinander zu tun haben und ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her springst, kommst du nur im Schneckentempo voran. Du musst dich ständig auf ein neues Thema konzentrieren und wieder “neu” anfangen. Dadurch verlierst du sehr viel Zeit.
Bündele die Aufgaben und arbeite fokussiert an einem Thema.
So erstelle ich nicht jeden Tag meine Instagram Posts, sondern gebündelt an einem Tag für den gesamten Monat. Dadurch muss ich nur einmal die Grafiken erstellen oder die Captions schreiben und komme besser in den FLOW. Dann ist es erledigt und ich muss die restliche Zeit nicht mehr daran denken. Das nimmt mir tatsächlich sehr viel Druck.
Spare Zeit mit Automation
Mein Organisations- und Planungstalent rührt im Grunde daher, dass ich total faul bin 🙂 Daher schaue ich gerne, dass Dinge, die ich nicht unbedingt jedesmal von Hand machen muss, automatisiert werden können. Automatische Video-Uploads, automatisierte Terminbuchungen, Listen, die von Zauberhand befüllt werden etc. Allein durch Automation kannst du schon mehrere Stunden pro Woche sparen.
Ich nutze dafür oft die Integrationsmöglichkeiten der verschiedenen Tools, die ich nutze. So werden meine gebuchten Kennenlerngespräche automatisch in meinen Lead-Tracker in Asana eingetragen. Weitere tolle Tools sind da Zapier und Make (ehemals Integromat), um verschiedene Anwendungen miteinander zu verbinden. Hier bin ich noch am Testen, mit welchem Tool ich besser zurecht komme.
So läuft einiges im Hintergrund und ich muss deutlich weniger Zeit aufwenden für all den Kleinkram, der in so einem Solo-Business anfallen kann.
Bots für die Kommunikation in den Social Media Kanälen nutze ich allerdings bewusst nicht.
Plane vor
Wie eingangs erwähnt, erledige ich Sachen gerne vor der eigentlichen Zeit. Und wenn ich die Möglichkeiten habe (und die Zeitressourcen), dann mache ich das immer noch. Ich bin mit meiner Planung gerne immer einen Schritt voraus. Angefangen bei meiner Jahres- und Quartalsplanung bis zu meinem Content und Social Media Aktivitäten.
Der erste Schritt ist also, überhaupt eine Jahres- oder Quartalsplanung zu machen! Ich fahre ganz gut damit, die nächsten 90 Tage zu planen. Daraus ergeben sich meine konkreten Aktivitäten, die schlussendlich in meine Contentplanung und meinen Social Media Kalender einfließen. Und auch dort arbeite ich gerne einen Monat im Voraus und plane die Veröffentlichung vor. Das gibt mir einfach ein gutes Gefühl und mein Business ist besser auf Unvorhergesehenes vorbereitet. Meine Beiträge werden so auch veröffentlicht, wenn ich im Urlaub bin oder mein Kind krank wird.
Nutze deinen Flow
Hier habe ich tatsächlich länger gebraucht, um mir diese Möglichkeit zuzugestehen. Am Anfang meiner Selbstständigkeit war ich noch mit meinem Baby zu Hause und hatte dadurch echt wenig Zeit. Ich hatte das Gefühl, arbeiten zu MÜSSEN, sobald ich ein paar Minuten Zeit hatte. Und das hat dann dazu geführt, dass ich vor dem Laptop saß, aber eigentlich nichts geschafft habe. Ich habe Vormittags 2-3 Stunden, in denen ich gut funktioniere und am produktivsten bin ich tatsächlich abends. Da gebe ich oft nochmal richtig Gas und schaffe in einer Stunde das, wofür ich tagsüber locker die doppelte Zeit gebraucht hätte (nicht ganz so optimal mit einem Baby, das nachts dann wach ist).
Es hat eine Weile gebraucht, aber wenn mein Gehirn im Stand-Bye-Modus ist, dann ist es halt so. Ich genieße nun tagsüber die Zeit oder erledige andere Dinge ohne schlechtem Gewissen.
Zu welchen Zeiten kannst du am besten arbeiten?
Du kannst hier schon eine Menge Zeit einsparen, wenn du in deinem Flow arbeitest und zügig und konzentriert deine Aufgaben erledigst, anstatt dich durch deine To-dos zu quälen und nur im Schneckentempo voran zu kommen.
Für mich war es ein Mix aus all diesen Tipps, die dazu geführt haben, dass ich mir mit sehr wenig Zeit mein Business aufgebaut habe und mit Baby auf dem Arm entspannt mein Angebot gelauncht habe.
Ich baue mir mit Prozessen und Strukturen ein smartes Business auf, in dem ich auch mit wenigen Stunden mein Unternehmen voranbringen kann.
