SOP für Anfänger: In 6 easy Schritten zu dokumentierten Abläufen, die Zeit und Geld sparen

 

Du weißt vielleicht wie wichtig SOPs (Standard Operating Procedures) für den Business-Wachstum sind, du weißt du benötigst sie und schiebst es aber trotzdem immer wieder vor dir her.  Manchmal kann es überfordernd sein, wenn du ein Team managen musst, guten Content kreieren willst, natürlich deine Kunden betreuen und alle losen Fäden in deinem Online Business bei dir zusammentreffen.

 

Aber, wie viel Zeit kannst du sparen, wenn du nichts änderst?

 

Wieso benötigst du SOPs?

Bringen wir es noch einmal auf den Punkt, wieso SOPs so wichtig für dein Business sind. Und dabei ist es auch irrelevant, ob du jetzt Coach, Therapeut oder Trainer bist, ob du einen Online-Kurs anbietest oder nur im 1:1-Training deine Kunden betreust.

 

• Ein definierter Ablauf erschafft Konsistenz innerhalb deines Teams und deiner Marke.
• Sie machen die Einarbeitung leichter. 
• Sie setzen klare Erwartungen für Prozesse in deinem Business.
• Und sie verringern die Fehler

 

Betrachte es mal aus dieser Perspektive: Du hast ein Team, das eine bombastische Leistung erbringt und tolle Ergebnisse liefert. Und dann wird ein Teammitglied krank oder noch schlimmer – verlässt dein Team. Wenn all das Wissen und die Informationen nur in dem Kopf deiner Teammitglieder steckt, ist es in so einem Fall für immer verloren. Daher ist es wichtig, dass du all diese Informationen über dein Business aus dem Kopf deiner Teammitglieder (und deinem eigenen Kopf!) bekommst.  

 

Hier habe ich einen Artikel für dich, wieso definierte Abläufe der Game Changer für dein Business sind. 

 

So erstellst du ganz einfach dokumentierte Standards für dein Online Business

 

Schritt 1: Mache eine SOP Liste

Schaue dir die unterschiedlichen Unternehmensbereiche deines Business an, z.B. Administration, Finanzen, Team Management, Kommunikation, Marketing, Vertrieb und Operatives und breche diese immer weiter herunter bis zu einzelnen Aufgaben.

 

Tipp: Es kann auch helfen, eine Liste der wiederkehrenden Aufgaben über einen längeren Zeitraum zu erstellen und diese dann zu priorisieren.

 

Schritt 2: Priorisiere deine Aufgaben

Entscheide, welche Bereiche die wichtigsten sind und für welche Aufgaben du eine SOP benötigst. Denk daran, du musst nicht für jede Aufgabe eine SOP erstellen! So viel wie nötig – so wenig, wie möglich! 

 

Schritt 3: Erstelle dir eine SOP Vorlage

Du musst nicht jedes Mal auf einem blanken Blatt Papier beginnen. Erstelle dir eine Vorlage und spare Zeit bei der Erstellung deiner SOPs.

 

Schritt 4: Erstelle deine SOP

Beginne mit der SOP mit der höchsten Priorität. Sei sehr spezifisch, wenn du die einzelnen Schritte des Prozesses beschreibst. Denk daran, dass jemand außerhalb deines Unternehmens, der diese Aufgabe noch nie gemacht hat, in der Lage sein soll diese anhand der SOP auszuführen. Und zwar nicht irgendwie, sondern in der Art und Weise, wie du es erwartest.

 

Tipp: Füge Videos oder Screenshots deiner SOP hinzu, um komplexe Abläufe zu veranschaulichen. 

 

Schritt 5: Organisiere deine SOPs

Integriere die Aufgabenbeschreibungen in deinem Projektmanagement-Tool und füge sie zu einem SOP-Tracker hinzu, damit du nie den Überblick verlierst. 

 

Schritt 6: Feiere dich

Du hast es geschafft. 

Mit deinen SOPs hast du 

 

• Organisation
• Klarheit
• und ein starkes Fundament

 

für dein Online Business geschaffen. 

 

Merke: Du musst nicht das Rad jedes Mal neu erfinden, es reicht, wenn du einmal eine SOP erstellst.