Lass uns einmal darüber sprechen, was überhaupt eine SOP ist und wie sie deinem Business hilft Zeit zu sparen und mehr Umsatz zu generieren. Wenn ich über SOPs spreche (und das tue ich ganz schön oft :-)) dann blocken insbesondere kleine Unternehmerinnen schnell ab. Wir wissen alle, dass zu viele schriftliche Dokumentationen unflexibel und belastend sein können und auf den ersten Blick den kreativen Fluss und Spontanität behindern, insbesondere wenn man mit seinem Business noch ganz am Anfang steht.
Nichtsdestotrotz solltest du Prozesse für die Hauptabläufe in deinem Business etablieren. Sie helfen dein Team zu managen ohne dass du vor Ort bist oder du viel Zeit dafür aufwendest, eine Menge von Fragen zu beantworten. SOPs sind viel mehr als eine reine Dokumentation von Abläufen, sie helfen dir die Best Practice zu definieren und an dein Team weiterzugeben. Im Grunde geben sie dir wertvolle Zeit zurück, die du dazu verwenden kannst, um an deinem Businesswachstum zu arbeiten oder mehr Zeit mit deiner Familie oder Freunden zu verbringen.
Hier habe ich einen Artikel für dich, wieso dokumentierte Abläufe der Game-Changer für dein Online-Business sind.
Was ist eine SOP eigentlich?
SOP (Standard Operating Procedure) bedeutet auf Deutsch Standardarbeitsanweisung. Der Definition nach ist eine Standard Operating Procedure eine Schritt-für-Schritt-Anleitung einer wiederholbaren Tätigkeit.
Kurz: Eine SOP beschreibt – WIE etwas gemacht wird.
SOPs werden in allen Industrien und Branchen eingesetzt, um sicherzustellen, dass Aufgaben jedes mal in der gleichen Weise erfüllt werden. Wenn du deinem Team eine SOP zur Verfügung stellst, hilfst du ihm die Aufgaben effizient und mit einer hohen Qualität auszuführen. Sie wissen WAS sie tun sollen und WIE es funktioniert.
Eine Standard Operating Procedure beantwortet die Fragen:
- WER?
- WAS?
- WANN?
- WO?
- WIE?
WIESO?
Wann brauchst du eine SOP?
SOPs haben den größten Nutzen bei wiederkehrenden Aufgaben.
Im Marketing sind das z.B. Aufgaben wie die wöchentliche Content Planung, das Erstellen und Einplanen von Social Media Posts oder dein monatlicher Newsletter.
Ich habe beispielsweise auch einen definierten Ablauf für meine Blog-Artikel.
In diesen Unternehmensbereichen können SOPs dir helfen
Administratives: z.B. Unternehmensinformationen, Passwortmanagement
Finanzen: z.B. Rechnungseingang, Rechnungsstellung, Steuern
Team Management: z.B. Teamstruktur, Stellenausschreibung, Einstellung neuer Teammitglieder, Teammeetings
Kommunikation: z.B. Planung, Projektmanagement, interne und externe Kommunikation, Kundenbetreuung
Marketing: z.B. Launches, Social Media Management, Technik, Testimonials
Sales: z.B. Preisbildung, Lead Management, Vertragswesen
Operatives: z.B. neuer Kunde, Produkte, Kurse
Beginne mit einem Unternehmensbereich und schaue dir die Aufgaben an, die in diesem Bereich anfallen. Entscheide dann für welche Aufgabe du eine SOP benötigst.
Zu guter Letzt
SOPs sind heutzutage nicht mehr die dicken Ordner, die im Schrank verstauben, wie du sie vielleicht noch aus deinem Angestelltenverhältnis kennst. Es sind gelebte Dokumente, Videos oder Checklisten, die erstellt werden, um dir und deinem Team zu helfen und deine Workflows zu verschlanken. SOPs sind in Kombination mit deinem Projektmanagement-Tool (z.B. Asana oder ClickUP) das Herz deines Business, auch wenn du gerade nicht anwesend bist. SOPs können ganz unterschiedlich aussehen. Die Hauptsache ist, dass sie zu dir und deinem Unternehmen passen und die wichtigsten Informationen und Schritte beinhalten, die benötigt werden, um die Aufgabe zu erfüllen. Mit einer guten SOP kann jeder die Aufgabe aus dem Stehgreif zu deiner Zufriedenheit erfüllen.
