Fallstudie – Übertragung von Kundendaten zu deinem Newsletter-Tool OHNE Zapier-Schnittstelle

In dieser Fallstudie möchte ich dir einen interessanten Anwendungsfall meiner Kundin Stefanie Hacker vorstellen, um dir einen Einblick in die Welt der Automatisierung zu geben. Stefanie ist Expertin für Sport und Ernährung bei Kindern und der ganzen Familie. Im Rahmen meines 1:1-Mentorings über einen Zeitraum von 8 Wochen habe ich ihr geholfen, ihre Prozesse zu optimieren, Asana für ihr Business zu nutzen und MailerLite als neues Newsletter-Tool einzurichten. Allerdings standen wir vor der Herausforderung, dass die verwendete Kursplattform weder eine direkte Anbindung zu ihrem Newsletter-Tool noch eine Schnittstelle an Zapier ermöglicht. In diesem Artikel zeige ich dir, wie wir die Kundendaten trotzdem datenschutzkonform zu MailerLite übertragen haben.

Das Problem:

Stefanie nutzt die beliebte Kursplattform Kikudoo.com für die Buchung ihrer Sport- und Familienkurse. Obwohl sie mit der Plattform zufrieden ist und der Buchungsprozess für die Teilnehmer ideal ist, fehlt eine Integration für ein Newsletter-Tool. Dadurch konnte Stefanie ihren Teilnehmern bisher weder kursbegleitende E-Mails senden noch sie in ihre E-Mail-Liste aufnehmen. Sie musste die E-Mail-Adressen manuell heraussuchen und E-Mails verschicken, wenn es zusätzliche Informationen zu einem Kurs gab oder eine Kursstunde kurzfristig verschoben wurde.

Das Ziel:

Wir haben bereits MailerLite als neues E-Mail-Marketing-Tool eingerichtet. Nun wollten wir sicherstellen, dass neben neuen Newsletter-Abonnenten auch die Teilnehmer von Stefanies Kursen in ihre E-Mail-Liste aufgenommen werden, um kursbegleitende E-Mails und Informationen zu neuen Kursstarts oder weiterführenden Programmen zu erhalten.

Die Herausforderung:

Da Kikudoo.com keine direkte Zapier-Schnittstelle anbot, mussten wir nach einer anderen Lösung suchen, um die Kundendaten datenschutzkonform zu MailerLite zu übertragen.

Die Umsetzung:

Zunächst haben wir in MailerLite verschiedene Gruppen für jeden Kurs angelegt, um später die richtigen Kursmails an die Teilnehmer senden zu können. Da wir keine direkte Integration mit Zapier nutzen konnten, haben wir eine alternative Methode gefunden. Stefanie erhält für jede Buchung eine separate Buchungsbestätigung per E-Mail, die alle relevanten Informationen enthält. 

Wir haben dann einen Workflow in Zapier eingerichtet, der folgende Schritte umfasst: 

• Suche nach einer neuen Buchungsbestätigung im Posteingang
• Extrahieren der E-Mail-Adresse des Teilnehmers aus dem E-Mail-Text
• Aufbereitung der Informationen (Vorname, Nachname, gebuchter Kurs)
• Zuordnung der richtigen Gruppen-ID für den gebuchten Kurs und 
• Erstellung eines neuen Kontakts in MailerLite mit Zuordnung zur richtigen Gruppe. 

Insgesamt haben wir für diese Automatisierung 8 Schritte eingerichtet.

Der besondere Clou dieser Automatisierung war die Einbindung einer Look-Up-Tabelle, mit der wir alle Kurse von Stefanie in einem Zap abbilden konnten und eine dynamische Zuordnung zwischen dem gebuchten Kurs und der entsprechenden MailerLite-Gruppe erstellt haben.

Automation in MailerLite:

Die Gruppenzuordnung in MailerLite löst automatisch eine Automation aus. Dadurch kann Stefanie individuelle Kursmails für jeden Kurs planen. Am Ende der Kurszeit erhalten alle Teilnehmer zudem eine Einladung zum regulären Newsletter, sofern sie diesen nicht bereits abonniert haben. Abschließend werden die Teilnehmer in eine allgemeine Kundengruppe verschoben. Dadurch wird die Gruppe automatisch geleert und nur die Teilnehmer der laufenden Kurse erhalten die geplanten E-Mails.

Das Ergebnis:

Dank der Umsetzung dieser Automatisierungslösung hat Stefanie nun jederzeit einen Überblick über die Teilnehmer ihrer Kurse und kann endlich kursbegleitende E-Mails senden. Der manuelle Aufwand für die Kursverwaltung wurde auf ein Minimum reduziert. Gleichzeitig füllt Stefanie automatisch ihre E-Mail-Liste mit zufriedenen Kunden und kann sie leichter über Folgeangebote informieren. Das Ergebnis sind weniger Aufwand, mehr Zeit und eine verbesserte Kundenbetreuung.

Fazit:

Diese Fallstudie zeigt, dass es auch ohne direkte Zapier-Schnittstelle möglich ist, Kundendaten datenschutzkonform von einer Plattform zu einem Newsletter-Tool zu übertragen. Durch die geschickte Nutzung von Zapier und die Einbindung einer Look-Up-Tabelle haben wir die Herausforderung gemeistert und Stefanie dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Kunden effektiver zu betreuen.

Wenn auch du deine Prozesse optimieren und automatisieren möchtest, schau dir gerne mein Angebot an!