Buchhaltung auf Knopfdruck – Part 1, Eingangsrechnungen automatisieren
Heute zeige ich dir, wie du deine Eingangsrechnungen automatisieren kannst, um jeden Monat Zeit zu sparen.
Stell dir vor, du könntest den gesamten Prozess der Eingangsrechnungen automatisieren. Keine verlorenen Rechnungen mehr, keine endlosen Stunden der manuellen Datenverarbeitung – einfach nur effiziente und reibungslose Abläufe. Aber welche Tools benötigst du dafür?
In diesem Blogartikel zeige ich dir, wie du mit den Tools Zapier und GetMyInvoices deine Eingangsrechnungen automatisieren kannst.
Warum solltest du deine Eingangsrechnungen automatisieren?
Eingangsrechnungen manuell zu verarbeiten, ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch menschliche Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf in deinem Geschäftsprozess.
Die Tools: Zapier, GetMyInvoices, ein Buchhaltungssystem und ein Cloud-Speicher
Zapier: Zapier ist ein Tool, das verschiedene Apps miteinander verknüpft und automatisierte Workflows erstellt. Es funktioniert wie ein digitaler Kleber, der deine verschiedenen Business-Tools miteinander verbindet und dafür sorgt, dass Daten nahtlos übertragen werden. Die hier vorgestellten Automatisierungen kannst du bereits mit einem kostenlosen Account einrichten.
GetMyInvoices: GetMyInvoices ist eine Plattform, die deine Rechnungen aus verschiedenen Quellen sammelt, organisiert und in dein Buchhaltungssystem integriert. Es spart dir die Mühe, Rechnungen manuell zusammenzusuchen und einzugeben.
Dein Buchhaltungssystem: Dies kann z.B. Lexoffice oder ein anderes System sein, das mit Zapier und GetMyInvoices kompatibel ist.
Cloud-Speicher: Optional kannst du die Belege zusätzlich in einem Ordner bei Google Drive oder OneDrive speichern.
Diese Automatisierungen benötigst du
Um die Automatisierung deiner Eingangsrechnungen mit Zapier und GetMyInvoices optimal zu gestalten, sind einige spezifische Zaps notwendig. Hier sind die wichtigsten Automatisierungen, die du einrichten solltest
1. Eingangsbelege per E-Mail zu Google Drive
Trigger: Neue E-Mail in deinem E-Mail-Postfach (Gmail, Outlook, etc.)
Action: Rechnungsanhang zu Google Drive hochladen
Schritt 1: E-Mail-Trigger einrichten
Trigger App: Gmail (oder das von dir genutzte E-Mail-Programm)
Trigger Event: New labeled E-Mail
Schritt 2: Filter hinzufügen (optional)
Falls du nur bestimmte Rechnungen speichern möchtest, kannst du einen Filter hinzufügen.
Filter by Zapier: Filter Condition: Subject enthält „Rechnung“ oder Absender ist „rechnungen@domain.com“
Schritt 3: Datei in Google Drive hochladen
Action App: Google Drive
Action Event: Upload File – in diesem Schritt kannst du den Beleg auch umbenennen und z.B. das Datum in den Dateinamen integrieren.
2. Belege aus Tools automatisch herunterladen
Einige Tools und Programme versenden keine Rechnungen per E-Mail, sondern stellen sie auf ihrer Plattform zum Download bereit.
Anstatt sie monatlich manuell herunterzuladen, kannst du diese mit GetMyInvoices automatisch herunterladen und ebenfalls in deinem Google Drive-Ordner abspeichern.
Im Dashboard von GetMyInvoices kannst du verschiedene Quellen hinzufügen, aus denen Rechnungen und Belege automatisch importiert werden sollen.
Verbinde dort Online-Portale wie Amazon, eBay oder Telekommunikationsanbieter, um Rechnungen direkt aus deinen Accounts herunterzuladen.
GetMyInvoices importiert nun automatisch Rechnungen und Belege aus verbundenen Quellen. Du kannst die Import-Einstellungen anpassen, um festzulegen, wie oft die Daten aktualisiert werden sollen.
3. Belege von Google Drive zu Lexoffice hochladen
Nachdem nun alle Belege in einem Cloud-Speicher gesammelt werden, werden diese zu deinem Buchhaltungssystem hochgeladen.
Trigger: Neue Datei in Ordner
Action: Beleg für Buchhaltung hochladen
Schritt 1: Datei-Trigger einrichten
Trigger App: Google Drive (oder ein anderer Cloud-Speicher)
Trigger Event: New File in Folder
In diesem Schritt wählst du Ordner aus, in dem alle deine Belege abgespeichert werden.
Schritt 2: Beleg zu Lexoffice hochladen
Action App: Lexoffice
Action Event: Upload Document für Bookkeeping Purposes
4. Papierbelege
Falls du Belege in Papierform erhältst, bieten sowohl Lexoffice als auch GetMyInvoices eine App, mit der du den Beleg einfach scannen kannst.
Vorteile dieser Automatisierung
- Zeitersparnis: Automatische Archivierung von Rechnungen ohne manuelles Eingreifen.
- Organisation: Alle Rechnungen sind in einem zentralen, leicht zugänglichen Ordner gespeichert.
- Sicherheit: Reduziert das Risiko, Rechnungen zu verlieren oder zu übersehen.
Nachteile dieser Automatisierung
- Kosten: GetMyInvoices und Zapier sind kostenpflichtige Tools.
- Technische Probleme: Mögliche Ausfallzeiten oder Fehler bei der Verbindung zwischen den Diensten.
- Einrichtungsaufwand: Erfordert den initialen Aufwand zur Konfiguration und Tests.
Fazit
Die Automatisierung der Eingangsrechnung mit Zapier und GetMyInvoice ist eine hervorragende Möglichkeit, deine Rechnungsverarbeitung effizienter zu gestalten. Mit wenigen Schritten richtest du einen Zap ein, der dir viel Zeit und Mühe spart, indem er deine Rechnungen automatisch archiviert und organisiert.
In meinem Zapier-Tipp werden wir näher auf die Automatisierung von Ausgangsrechnungen eingehen.
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