Kleine Zahnräder, große Wirkung.

Kennst du diese Mini-Aufgaben, die sich heimlich stapeln? Datei speichern, Kontakt markieren, E-Mail kopieren… Jede für sich winzig – zusammen ein Zeitfresser.
Die gute Nachricht: Viele davon lassen sich in unter 30 Minuten automatisieren. Manche ganz klassisch (ohne KI), manche mit KI-Turbo.

Ergebnis: Weniger Klicks, weniger Kopfchaos – mehr Fokus auf das, was wirklich zählt.

 

1) Onboarding automatisieren – Formular → Ordner → Begrüßung

Tools: Tally oder Google Forms → Zapier → Google Drive → E-Mail/Slack

Problem: Neue Kund:innen liefern Infos per Mail, Anhänge fliegen rum, du legst Ordner manuell an.

Ziel: Einheitlicher Ablauf, saubere Ablage, schneller Start.

Minimal-Setup (unter 30 Min.):
– Trigger: Neue Formularantwort (Tally/Forms)
– Action 1: Ordner anlegen in Google Drive (/Kunden/{Name})
– Action 2: Dokument erstellen (Briefing/Checkliste aus Template)
– Action 3: E-Mail an Kund:in mit Willkommens-Text oder Slack-Ping an dich

Pro-Tipp: Benenne Ordner & Dateien mit {Datum}_{Kundenname}_{Projekt} – späteres Wiederfinden = Sekunden statt Minuten.

 

 2) KI-Assistenz für Anfragen – schneller priorisieren & antworten

Tools: Gmail/Typeform → Zapier → AI by Zapier / ChatGPT → Draft zurück ins Postfach

Problem: Lange Anfragen fressen Denkzeit.

Ziel: Schnell wissen, wer was braucht – und eine Antwortvorlage parat haben.

Minimal-Setup:
– Trigger: Neue E-Mail mit Label „Anfrage“ oder neue Typeform-Submission
– Action 1: AI-Schritt: Fasse zusammen (Problem, Budget, Timeline) und formuliere eine Antwort im Du-Ton.
– Action 2: Entwurf erstellen in Gmail oder Slack-Nachricht mit Zusammenfassung + Antwortvorschlag

Bonus: Score-Feld („heiß“, „mittel“, „kalt“) in die KI-Antwort aufnehmen – du priorisierst in Sekunden.

 

 3) Leads sortieren – Tags, Tabelle, Benachrichtigung

Tools: MailerLite oder ActiveCampaign → Zapier → Google Sheets → Slack

Problem: Du verlierst den Überblick, wer woher kommt und was als Nächstes ansteht.

Ziel: Jeder neue Lead ist getaggt, geloggt und sichtbar.

Minimal-Setup:
– Trigger: Neuer Subscriber (MailerLite/AC)
– Action 1: Tag hinzufügen (z. B. Freebie: Checkliste, Webinar: Oktober)
– Action 2: Zeile in Google Sheets anhängen (Datum | Name | E-Mail | Quelle | Tag)
– Action 3: Slack-Nachricht: „Neuer Lead: {Name} – Quelle: {Tag}“

Pro-Tipp: Baue dir in Sheets eine Pivot für „Leads pro Quelle / Woche“ – du siehst sofort, was wirklich zieht.

 

 4) Video/Audio → Transkript → Content-Bausteine

Tools: Google Drive → Whisper/ElevenLabs/Transkriptions-App → Zapier → Docs/Notion → optional AI by Zapier

Problem: Deine besten Ideen stecken in Looms/Zooms/Sprachnotizen fest.

Ziel: Ein Upload – und du bekommst Transkript, Zusammenfassung, Outline und auf Wunsch 3 Social-Posts.

Minimal-Setup:
– Trigger: Neue Datei in Drive/Ordner „Rohmaterial“
– Action 1: Transkription anstoßen
– Action 2: Dokument erstellen mit Titel (aus Dateiname) und Inhaltsverzeichnis.

Pro-Tipp: Nutze ein Standard-Doc-Template – so sehen alle Transkripte gleich aus (Gold wert fürs Team & die Zukunft).

 

 5) Buchhaltung auf Autopilot – Belege speichern & verknüpfen

Tools: ThriveCart / Lexoffice / FastBill → Zapier → Google Drive → (optional) AI by Zapier

Problem: Beleg-Suche, Monatsende-Stress, manuelle Ablage.

Ziel: Belege landen automatisch am richtigen Ort – und sind mit Kund:in/Produkt verknüpft.

Minimal-Setup:
– Trigger: Neue Zahlung / neue Rechnung erstellt (ThriveCart)
– Action 1: Rechnung herunterladen und in /Buchhaltung/{Jahr}/{Monat}/ speichern
– Action 2: (optional) An Lexoffice/FastBill übergeben zur Verbuchung
– Action 3: Slack/E-Mail: „Rechnung {Nr.} gespeichert & verbucht ✅“

Bonus (KI-Schritt): Lasse aus PDF/Metadaten Kunde, Betrag, Produkt, Zahlungsstatus extrahieren und in Google Sheets schreiben. Fertig ist dein Mini-Dashboard.
Ergebnis: Monatsende ohne Drama.

 

👉 nächster Schritt
Automatisieren heißt nicht: „Ich bin Techie.“
Automatisieren heißt: Ich schütze meine Zeit. Wähle einen Prozess von oben, blocke dir 30 Minuten, und setz ihn um.

Du wirst den Effekt morgen spüren – versprochen.

 

👉 Lust auf den Deep-Dive? „Automatisieren mit Zapier“ – mein Kurs zeigt dir Schritt für Schritt, wie du souverän automatisierst.

Keine Zeit? Ich setze dir deine wichtigsten Automationen in einem 6-Stunden-Automatisierungstag auf – zum Festpreis.