Virtuelle Teams im Online Business – 3 Tipps für glückliche Mitarbeiter, die gerne mit dir zusammenarbeiten

30. April 2022

Viele Unternehmerinnen kommen nach einer erfolgreichen Gründungsphase irgendwann an den Punkt, an dem sie merken, dass sie die vielen Aufgaben nicht mehr alleine stemmen können.

Gehörst du auch vielleicht dazu?

Du arbeitest viel mehr Stunden, als du dir vorgenommen hast
Du hast keine Zeit mehr für deine Freunde und Hobbies
Dir passieren doofe Fehler
Und abends qualmt dir der Kopf

Wenn du jetzt also Coach oder Trainer mit einem Online Business bist oder einen Online-Shop betreibst und alleine an deine Grenzen kommst, dann pass jetzt gut auf. Wenn dein Business weiter wachsen soll, dann musst du jetzt Aufgaben abgeben und ein virtuelles Team aufbauen.

Das kann ja nicht so schwer sein, denkst du jetzt vielleicht. Eine Möglichkeit ist also, nicht lange zu fackeln und einfach jemanden einzustellen. Vielleicht gehörst du aber auch zu der Gruppe Frauen, die sich etwas mehr Zeit nehmen und sich und ihr Business auf den Teamaufbau vorbereiten möchten. Und das möchte ich dir auch von ganzem Herzen empfehlen.

Diejenigen, die ohne nachzudenken einfach das erste Teammitglied einstellen, sind oftmals zum Scheitern verurteilt. Ein Team aufzubauen ist ein großes Ding für jede Unternehmerin. Du benötigst eine große Portion Mut und Vertrauen. Und es bedeutet ja auch einiges an Aufwand, einen Mitarbeiter zu suchen und einzustellen, das gilt für “offline” Teams genauso wie auch für die virtuelle Zusammenarbeit. Daher solltest du an dieser Stelle auch etwas Aufwand betreiben und diesen Schritt entsprechend vorbereiten. Am Ende soll der Teamaufbau ja ein Erfolg werden, dein neues Teammitglied zu dir passen, gerne mit dir zusammenarbeiten und eine längere Zeit bei dir bleiben.

Falls du dich jetzt fragst, ob du schon bereit bist für ein eigenes Team, dann beachte diese drei Schritte. Dann wird dein Teamaufbau im Online Business ein Erfolg.

Denke vorausschauend

Wenn du soweit bist, ein Team aufzubauen, denke vorausschauend und versetze dich in die Lage deines neues Teammitgliedes.

Stelle dir im Vorfeld diese Fragen, bevor du dir eine Unterstützung ins Boot holst:

Für welche Aufgaben soll deine Mitarbeiterin verantwortlich sein?
Welche Informationen benötigt sie und wo findet sie diese?
Woher soll sie wissen, welche Aufgaben sie übernehmen soll?
Weiß sie denn, wie sie die Aufgaben erledigen soll?

Falls dein Business jetzt schon das reinste Chaos ist, wird es sich auch so für dein Team anfühlen, wahrscheinlich sogar noch viel schlimmer. Denke daran, dass deine Mitarbeiter neu in dein Unternehmen kommen und es nicht von der Pike auf kennen.

Es ist also wichtig, dass du dein Business aufräumst, bevor ein neues Teammitglied dazu kommt. Schau dir die Aufgaben und Abläufe an, die dir jetzt schon alleine Schwierigkeiten bereiten und bei denen du selber immer wieder durcheinander kommst. Das ist ein guter Indikator dafür, dass du diesen Ablauf noch einmal durchdenken solltest. Dabei kann es helfen, wenn du dir die einzelnen Schritte deiner Aufgabe einmal aufschreibst und es vielleicht sogar visuell vor dir hast. Dann fällt es oftmals leichter, die Schwachpunkte zu erkennen.

Tipp: Eine einfache Möglichkeit ist es, die einzelnen Schritte auf Post-Its zu schreiben und die Zettel vor sich anzuordnen.

Bau dir eine Struktur auf

Damit sich dein neues Teammitglied wohlfühlt und auch effizient arbeiten kann, ist es wichtig, dass du einige Strukturen vorbereitest.

Virtuelles Office

In deinem virtuellen Office sammelst du alle Informationen, die du benötigst, um dein Business zu führen. Hier solltest du eine Cloud-basierte Lösung wählen, damit auch dein Teammitglied darauf zugreifen kann. Viele nutzen hier z.B. Google Drive, Dropbox oder OneDrive. Es ist wirklich total nervig, wenn du deine Zeit damit verschwendest Dateien hin- und her zu schicken, weil du sie lokal gespeichert hast.

Lege dir hier eine intuitive Ordnerstruktur mit verschiedenen Unterordnern an. Dann wissen alle aus deinem Team, was wo zu finden ist und was wo gespeichert werden soll. Information, die du hier bspw. ablegen kannst, sind Vorlagen, Grafiken, Information zu deinem Kursangebot oder deinem Produkt, Ablaufbeschreibungen (SOPs), Vertragsunterlagen etc..

Projektmanagement Tool

Vielleicht ist es für dich eine interessante Option, ein Projektmanagement-Tool einzuführen. Dort kannst du einfach mit deinen Mitarbeitern zusammenarbeiten und die Aufgaben, die du abgeben möchtest, deinen Teammitgliedern zuordnen und auch direkt den Bearbeitungsstand sehen. Du kannst Vorlagen anlegen, Informationen hinterlegen und auch die Kommunikation in deinem Team kann in einem Projektmanagement-Tool stattfinden.

Es gibt viele verschiedene Projektmanagement-Tools auf dem Markt z.B. Asana, Click-Up oder Monday, Es ist aber wirklich egal, für welches du dich entscheidest, solange es zu dir und deinen Ansprüchen passt. Ich selber baue mir meine Struktur gerade in Asana auf. Wenn du dir ein Projektmanagement-Tool einrichtest, denke auch dabei an dein Team. Am besten orientierst du dich bei deinem Aufbau an deiner Struktur in deinem virtuellen Office.

Noch ein Schritt

Wenn du dein Business jetzt vorbereitet hast, überlege dir, welche Aufgaben du als erstes abgeben möchtest. Stelle sicher, dass du für diese Aufgaben einen definierten Ablauf hast, damit auch die Einarbeitung reibungslos funktioniert.