Du willst nicht mehr jede Rechnung manuell schreiben und versenden? Diese Automatisierung erstellt deine Rechnungen komplett automatisch aus deinen Projektdaten und verschickt sie direkt an deine Kunden. Einmal eingerichtet, läuft alles im Hintergrund – während du dich auf deine wichtige Arbeit fokussieren kannst.
Der Trigger: Projekt abschließen, Rechnung automatisch erstellen
Die Automatisierung startet, sobald du in Notion den Status deines Projekts auf „erledigt“ setzt. Zapier erkennt diese Änderung und holt sich alle notwendigen Kundendaten aus deiner Notion-Datenbank.
Wichtig dabei: Du brauchst eine verknüpfte Kundendatenbank mit allen Rechnungsinformationen wie Name, Adresse, E-Mail und Umsatzsteuer-ID. Diese Struktur ist die Grundlage für eine saubere, automatische Rechnungserstellung.
Kunde anlegen oder finden in FastBill
FastBill hat eine clevere Funktion: „Search Customer and create if not exists“. Das bedeutet, Zapier sucht zuerst nach bestehenden Kunden und legt automatisch neue Kontakte an, falls sie noch nicht existieren.
So funktioniert es auch bei Stammkunden problemlos – die Automatisierung erkennt bestehende Kontakte über die E-Mail-Adresse und erstellt nur bei Bedarf neue Einträge.
Rechnung erstellen, versenden und ablegen
Nach der Kontakterstellung folgen drei Schritte automatisch hintereinander:
- Rechnung in FastBill erstellen mit allen Projektdaten aus Notion
- E-Mail mit Rechnung automatisch versenden an den Kunden
- PDF-Rechnung in Google Drive speichern für deine Unterlagen
Parallel dazu aktualisiert Zapier den Projektstatus in Notion auf „abgerechnet“, damit du immer den Überblick behältst.
Deine Rechnungsautomatisierung ist bereit
Einmal eingerichtet, läuft diese Automatisierung komplett selbstständig. Du schließt dein Projekt ab – und alles andere passiert automatisch: Kunde anlegen, Rechnung automatisch erstellen, versenden und archivieren.
Das gibt dir Raum für das, was wirklich zählt: deine Kundenarbeit. Keine manuellen Rechnungen mehr, keine vergessenen Abrechnungen – alles läuft strukturiert im Hintergrund.
Du möchtest, dass das einfach läuft – ohne dass du dich selbst darum kümmern musst? Dann lass uns sprechen. Ich richte dir diese Automatisierung passgenau für deine Tools ein.
Du willst es selbst in die Hand nehmen und Automatisierungen Schritt für Schritt lernen? Dann ist mein Kurs genau das Richtige für dich. Dort lernst du, wie du solche Workflows selbst aufbaust.
