Du kennst das: Ein Vertrag wird unterschrieben und dann beginnt das Chaos. Vertrag abspeichern, CRM aktualisieren, Ordner anlegen, Willkommens-E-Mail schreiben – und dabei vergisst du garantiert etwas. Was wäre, wenn das alles automatisch läuft, während du schon am nächsten Projekt arbeitest?
Die Basis: Vertragssignierung als Trigger
Sobald ein Vertrag in deinem E-Signature-Tool (wie eSignatures, DocuSign oder ähnlichem) unterschrieben wird, startet deine Kundenonboarding-Automatisierung. Der erste Schritt speichert den signierten Vertrag automatisch in einen passenden Google Drive Ordner – mit aussagekräftigem Namen inklusive Kundenname und Datum.
CRM-System und Projektstruktur automatisch befüllen
Parallel wird dein CRM-System (ActiveCampaign, HubSpot oder ähnliches) aktualisiert: Der Kontakt bekommt den Tag „Vertrag unterschrieben“ und alle relevanten Daten werden übertragen. Falls du Name und Vorname getrennt benötigst, teilt ein Formatierungsschritt den vollständigen Namen automatisch auf.
Zusätzlich erstellt die Automatisierung einen individuellen Kundenordner in Google Drive und – falls gewünscht – ein neues Projekt in deinem Projektmanagement-Tool aus einer vorgefertigten Vorlage.
Willkommens-E-Mail mit allen wichtigen Links
Der große Vorteil: Die automatische Willkommens-E-Mail kann direkt den Link zum frisch erstellten Kundenordner enthalten. Dein neuer Kunde bekommt sofort alle relevanten Informationen und Links, ohne dass du manuell etwas zusammensuchen musst.
Du kannst auch weitere Dokumente wie AGB oder Arbeitsunterlagen direkt als Anhang mitschicken – alles läuft automatisch ab.
Team-Benachrichtigung für reibungslose Übergabe
Als letzter Schritt informiert eine Slack-Nachricht dein Team über das abgeschlossene Onboarding. So weiß jeder Bescheid und kann nahtlos mit der Kundenbetreuung starten. Die Nachricht kann auch direkt Links zu Kundenordner oder Projekt enthalten.
Das Ergebnis: Vom signierten Vertrag bis zur kompletten Onboarding-Struktur läuft alles automatisch – während du dich um wichtigere Dinge kümmern kannst.
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