Heute möchte ich dir drei weitere Möglichkeiten vorstellen, wie du Asana noch nutzen kannst. Vielleicht ist ja eine neue Anwendungsart für dich dabei?

Ich bin ein Tool-Minimalist und verliere bei zu vielen Programmen auch schnell den Überblick – deshalb habe ich es gerne übersichtlich und versuche zunächst ein Tool zu verwenden, dass ich bereits einsetze.  

In diesem Artikel möchte ich dir drei Projekte in Asana vorstellen, die du vielleicht noch nicht kennst.  

Nutze Asana als Informationsspeicher 

Kennst du das? Ständig suchst du dieselben Informationen oder deine Mitarbeiter “nerven” dich ständig mit den gleichen Fragen? Erstelle dir in Asana einfach ein Projekt für alle wichtigen Informationen und Links rund um dein Business. 

Ich habe dort z.B. meine Brandingfarben, Links zu den Terminbuchungsseiten, vorgefertigte “über mich” Texte usw. hinterlegt. Diese Übersicht wird auch fortlaufend mit weiteren Informationen befüllt. Insbesondere, wenn du mit Mitarbeitern zusammenarbeitest, kannst du so viele Dauerbrenner-Fragen (wo finde ich nochmal xyz?) abfangen. 

Du kannst dir aber auch eine ganze Datenbank an Informationen in Asana anlegen. 

Dafür erstellst du dir ein eigenes Projekt, in dem du Informationen, Beiträge, Links, Podcast-Folgen usw. ablegen kannst. So kannst du zu einem späteren Zeitpunkt immer wieder auf diese Informationen zurückgreifen. 

Ich nutze dieses Projekt in der Board-Ansicht.

Mithilfe der Abschnitte kannst du deine Datensammlung noch in verschiedene Themen-Bereiche untergliedern. 

Ich habe mir so z.B. verschiedene Kategorien zu meinem Business angelegt, in die ich die Inhalte dann einsortieren kann. 

Insbesondere, wenn du mit einem Team zusammenarbeitest, kannst du so diese Informationen auch ganz leicht teilen. 

Ich nutze die Wissensdatenbank insbesondere, um interessante Artikel oder Videos für später zu speichern. Früher habe ich mir hierfür immer ein Lesezeichen gesetzt oder den Artikel extra heruntergeladen. (und ihn dann mühselig in meinem Download-Ordner gesucht…)

Mit der Chrome-Extension kann ich nun aus meinem Browser direkt eine Aufgabe in Asana erstellen. So kann ich alle Informationen thematisch bündeln, sortieren und ganz einfach mit meinem Team teilen.

Nutze Asana als Customer Relation Management (CRM-System)

Das Problem kennst du wahrscheinlich ebenfalls. Du bekommst eine Anfrage per Mail, dann schreibt jemand bei LinkedIn und der Dritte schickt dir eine Sprachnachricht bei Instagram. 

Da verliert man ganz schnell den Überblick: 

• Habe ich schon geantwortet? 

• Habe ich schon ein Kennenlerngespräch vereinbart? 

• Ups, ich wollte bei dem Interessenten eigentlich nochmal nachfragen…

Ich habe also nach einer einfachen Möglichkeit gesucht, den Überblick über Interessenten und Kunden zu behalten. Ich wollte mir aber kein (kostenpflichtiges) CRM-System anschaffen und habe daher einfach mein eigenes System in Asana erstellt. Natürlich kann man hier auch mit einer Excel-Tabelle starten. Aber da ich sowieso täglich mit Asana arbeite, wäre bei mir das Risiko einfach zu groß, dass ich die Excel-Tabelle schlichtweg vergesse. 

Alle Personen, die mit mir Kontakt aufgenommen haben und vielleicht Interesse an einer Zusammenarbeit hätten, trage ich also in meiner Übersicht “Kundenmanagement” ein. 

In den einzelnen Abschnitten habe ich die verschiedenen Phasen der Zusammenarbeit definiert: z.B. Kennenlerngespräch – Follow up – aktiver Kunde – abgeschlossener Kunde

So kann ich immer auf den ersten Blick sehen, mit welchen Interessenten ich nochmal in Kontakt treten wollte, welche Kennenlerngespräche vereinbart sind etc. 

Um hier den Prozess noch weiter zu vereinfachen, habe ich mir bereits einige Automatisierungen mit Zapier eingerichtet. Vereinbart bspw. ein Interessent einen Kennenlerntermin in meinem Terminbuchungstool, wird dazu automatisch eine entsprechende Aufgabe in Asana erstellt und ich muss den Kontakt nicht händisch übertragen. 

💡Tipp: Erstelle dir eine Vorlage für neue Kontakte mit den wichtigsten Informationen zu der Person: Bspw. Name, Ursprung (z.B. Instagram-Nachricht oder Kontaktformular), E-Mail-Adresse, letzter Kontakt, Bemerkungen, weiteres Vorgehen. 

✨ Eine Vorlage für das Kundenmanagement in Asana findest du auch in meinem Asana-Vorlagen-Shop! ✨

Asana für die Content-Planung nutzen

Ich bin ehrlich gesagt kein Fan der vielen Content-Planer, die es so auf dem Markt gibt. 

Ich springe einfach nicht so gerne zwischen verschiedenen Programmen hin und her. Und da war es für mich die logische Konsequenz, dass ich auch meine Content-Planung in Asana erstelle. 

Ich plane meine Beiträge mit der Meta Business Suite ein, von daher muss mein “Tool” zur Content-Planung auch über keine Veröffentlichungsfunktion verfügen.  Und da ich Asana ja eh (kostenlos) verwende, spare ich mir an dieser Stelle wieder das Geld für ein weiteres Programm. 

Mir war dabei wichtig, dass ich ALLE Content-Typen und die verschiedenen Content-Kanäle in EINER Übersicht planen und organisieren kann. Bei mir sind es Blog-Beiträge, Newsletter und Instagram-Posts.

Ich habe dafür ein Projekt erstellt, in dem ich die Kalender-Ansicht in Kombination mit der Board-Ansicht verwende. 

In der Kalender-Ansicht sehe ich bspw., wann meine Blogartikel veröffentlicht werden, wann der dazugehörige Newsletter verschickt wird und welche Instagram-Posts, Stories oder Reels ich dazu geplant habe. 

In der Board-Ansicht habe ich eine Spalte pro Monat und übernehme dort die wichtigsten Informationen aus der Jahresplanung. 

Und auch meine gesamten Artikel und Beiträge werden in den einzelnen Monaten aufgeführt. 

Eine zusätzliche Spalte habe ich für meine Content-Ideen. So kann ich ganz schnell alle Einfälle und Ideen speichern, habe sie immer im Blick und kann sie verwenden, sobald sie thematisch passen. 

💡Tipp: Erstelle dir für jede Content-Art eine Aufgaben-Vorlage, die du einfach immer wieder kopieren kannst. Die einzelnen Schritte kannst du dann ganz einfach abhaken und behältst so immer den Überblick. 

✨ Eine Vorlage für die Content-Planung in Asana findest du auch in meinem Asana-Vorlagen-Shop! ✨

Möchtest du mehr über die Content-Planung in Asana erfahren? Dann ist vielleicht dieser Artikel für dich interessant: “So plane ich meinen gesamten Content für mehrere Wochen in nur drei Stunden”